입사 첫 날! 신입사원이 반드시 알아야 할 직장 기본 예절

흔히 말하는 직장 내 매너는 왜 필요할까요? 한 온라인 취업 포털 사이트에서 실시한 설문조사에 따르면 ‘원만한 인간관계 유지에 도움이 되기 때문’에라고 응답한 비율이 가장 높았는데요. 이처럼 함께 일하고, 생각을 공유해야 하는 직장 내 선·후배, 동료 간에는 원만한 관계 유지를 위해 기본 매너가 필요합니다.

특히 사회생활에 첫 발을 내딛는 신입사원이라면 이 점에 대해 깊게 고민할 필요가 있는데요. 입사 첫 날부터 ‘여긴 어디, 나는 누구’와 같은 상황을 만들고 싶지 않다면 입사 전, 직장 내 기본 예절은 미리 숙지하는 센스가 필요하죠. 반드시 알아야 할 회사 내 매너에 대해 알아보겠습니다.

뭐라고 부를까, '호칭 예절' 

가장 먼저 헷갈리기 쉬운 ‘호칭 예절’에 대해 짚어보겠습니다. 직장 내 호칭은 크게 3가지 경우로 구분해 사용합니다. 자신을 기준으로 상사와 동료, 후배로 나누는데요, 각각의 대상에게는 알맞은 호칭이 있습니다. 자세히 알아보겠습니다.

자신보다 상사인 상대를 칭할 때는 <성+직급+님>을 붙여 “신부장님”이라 합니다. 상사를 직접 부를 때는 ‘성’을 빼고 직급(호칭)만 불러 “부장님”이라 하고, 문서에 기입할 때는 ‘님’을 빼는 것이 옳습니다. 

본인과 직급이 같은 동료(동급자)는 어떻게 부를까요? “신대리”와 같이 <성+직급> 또는 <이름+씨>로 칭하고, 먼저 입사했거나 나이가 많은 경우는 ‘님’을 붙이는 것이 예의이며, 직급이 없는 입사 선배에게는 “OOO선배님”이 맞습니다.

마지막으로, 자신보다 하급자를 부를 때는 직책이 있다면 <성+직급>, 직책이 없다면 “OOO씨”라 하고, 나이가 많은 하급자에게는 경우에 맞게 적절한 예우를 다하는 것이 좋습니다.

메모는 필수, '지시 및 보고 예절' 

상사에게서 첫 호출을 받은 신입사원은 무엇을 준비하고 어떤 자세를 취해야 할까요? 여기서도 잊어서는 안 될 예절이 있습니다. 업무에 대한 지시를 받고 보고 해야 할 때의 매너를 알아보겠습니다.

상사가 부르면 즉시 대답하고 움직이는 것이 기본 자세입니다. 그리고 이때는 메모지와 펜을 반드시 소지해야 합니다. 아직 업무에 대한 숙지가 부족한 상태이기 때문에 상사의 지시가 쉽게 이해되지 않을 수 있어, 꼼꼼하게 기록할 필요가 있죠. 

메모는 ‘5W1H’에 맞춰, 즉 WHY(이유), WHAT(목적), WHERE(장소), WHEN(시간), WHO(주체), HOW(방법)를 알맞게 적어 요청 받은 업무를 명확하게 처리할 수 있어야 합니다.

그렇게 첫 지시를 빠짐없이 기록한 신입사원, 그런데 예상치 못한 상황을 맞습니다. 바로 상사의 지시가 하나가 아닌 여러 가지인 것이죠. 이런 경우는 무조건 질문이 앞서야 합니다. 가장 먼저 처리해야 할 업무가 무엇인지, 우선 순위를 묻고 확인하는 과정이 필요합니다. 덧붙여, 직속 상사가 아닌 다른 사람으로부터 지시를 받았을 때는 직속 상사에게 해당 사항을 보고하는 것이 옳습니다.

적극적 자세, '회의 예절' 

첫 회의를 앞둔 신입사원이 지켜야 할 비즈니스 매너에는 무엇이 있을까요? 같은 팀 내 혹은 사내 전체 회의에 참석하기 앞서 혹은 도중에도 준비해야 할 것, 지켜야 할 것이 많은데요, 하나씩 짚어보겠습니다.

회의 전에는 회의의 목적을 확인해야 합니다. 기획서 작성을 위한 아이디어 회의인지, 결과 보고의 자리인지 등을 알아야 하죠. 그래야만 목적에 알맞은 자료 및 발언 내용 등을 준비할 수 있습니다. 이런 자료는 회의에 앞서 꼭 체크해 준비해야 하기 때문이죠.

회의 중에는 적극적인 태도를 가져야 합니다. 회의에 임하는 자세가 가만히 앉아 눈만 초롱초롱, 고개만 끄덕인다고 잘 하는 것은 아니겠죠. 이에 풍부한 자기 의사표현, 아이디어 제시 등 적극적인 태도를 갖춰, 해야 할 말, 하고 싶은 한 마디, 필요한 발언을 자신 있게 하는 행동이 중요합니다. 

이때 발언 차례는 꼭 기다렸다 기회를 얻고 하는 것이 참석자 모두에 대한 예의입니다. 그리고 막내는 본 회의에 대해 누군가의 지시 없이도 회의록을 작성하는 것이 센스입니다. 이는 본인의 이해도를 높이기 위한 방법으로도 큰 도움이 됩니다.

센스 있게, '전화 예절' 

“따르릉~” 전화 벨 소리만 들려도 움찔한 경험, 누구나 한번쯤 있을 텐데요, 대부분의 신입사원은 ‘전화받기’를 가장 두려운 일 중 하나로 손꼽습니다. 업무에 대한 인지도, 회사에 대한 숙지도 부족한 상태라 상대에게서 쏟아지는 질문에 대한 응대를 정확하게 할 수 없어 그저 피하고만 싶은 일이죠. 그렇다고 피할 수는 없는 법, 걸려온 전화는 어떻게 받아야 하는지 직장 내 전화 예절을 소개합니다.

전화 벨은 3번이 울리기 전, 받는 것이 센스입니다. 가벼운 인사와 함께 자신의 소속 및 이름을 친절히 밝히고 대화를 시작합니다. 모르는 질문에 대해서는 당황하지 말고 “확인 후 다시 연락 드리겠습니다”와 같은 표현으로 마무리합니다. 

유선상의 전달은 명확한 표현, 자세한 업무 공유를 원활하게 할 수 없기 때문에 용건만 간단히 하는 것이 좋고, 메일 혹은 관련 파일을 전달하는 방법으로 대처하는 것이 올바릅니다.

만약 인접해 있는 팀 내 자리에서 전화 벨이 울린다면 어떻게 해야 할까요? 이때 역시 벨 소리가 오래 지속되기 전, 당겨 받는 것이 매너입니다. 누군가의 전화를 당겨 받았을 때는 메모가 중요한데요. 누가, 왜 전화를 했는지 꼼꼼하게 질문하고 기록해 전달해야 합니다.

원만한 관계를 위해 지켜야 할 직장 내 예절에 대해 알아봤습니다. 신입사원 여러분은 얼마나 잘 실천하고 있나요? 상대를 배려하는 일은 어렵지 않습니다. 기본에 충실한 자세가 가장 바람직한 매너입니다. 신입사원 여러분! 오늘부터 예절맨으로 거듭나 볼까요?