업무효율 쑥쑥! 직장인을 위한 아웃룩 메일 사용 팁

직장인은 업무를 할 때 주로 메일을 통해 커뮤니케이션을 합니다. 기업에 따라 사용하는 프로그램이나 사이트에서 차이가 있으나 많은 기업이 마이크로소프트의 '아웃룩'을 사용합니다. 아웃룩에는 메일 이외에도 스케줄 및 연락처 관리 등 다양한 기능이 포함되어 있어 회사 생활에 많은 도움을 줍니다. 업무의 효율을 높이고 회사생활의 꿀팁이 될 '아웃룩'의 주요한 기능을 소개합니다.

마이크로소프트 아웃룩 집중탐구 

아웃룩은 마이크로소프트에서 만든 전자메일 프로그램으로 1998년 출시된 이후 9번의 업그레이드를 거쳤습니다. 아웃룩은 한번 설치해서 계정을 설정해 놓으면 다음에 이용할 때 따로 로그인을 할 필요가 없습니다. 또한 폴더를 나눠 메일을 분류할 수도 있으며 중요한 메일만 따로 모아서 볼 수도 있는 등 관리가 용이합니다. 

이 외에도 다양한 기능이 회사 생활의 능률을 높여주는데요. 이러한 장점 덕분에 많은 기업들이 메일 프로그램으로 아웃룩을 사용 중입니다. 그렇다면 과연, 어떤 기능을 어떻게 이용해야 업무 효율을 높이고 아웃룩 사용의 고수가 될 수 있을지 알아두면 유용한 아웃룩의 기능을 아웃룩 2010 버전으로 소개합니다.

손 쉬운 메일 분류, 규칙 설정 

메일을 주고 받다 보면 모든 메일이 한 메일함에 가득 쌓여서 관리가 힘들어지는 순간이 오기도 합니다. 아웃룩에는 이러한 문제를 해결할 수 있는 ‘규칙 설정하기’ 기능이 있습니다. 규칙 설정하기는 지정된 폴더에 특정 메일만 수신 혹은 삭제 등이 가능하게 설정하여 분류와 검색을 돕는 기능입니다. 

규칙 설정하기 기능을 사용하기 전에 우선 폴더를 생성해야 합니다. 규칙이 정해진 메일이 이동되어 보관될 곳이 필요하기 때문입니다.

새 폴더를 만드는 방법은 두 가지 입니다. 우선 받은 편지함을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 새 폴더를 만들 수 있습니다.

다른 방법은 상단 메뉴 [폴더]에서 [새 폴더]를 눌러 만드는 것입니다. 이렇게 지정할 폴더가 생성되었다면 [홈] → [규칙] → [규칙 및 알림 관리]를 선택합니다.

‘규칙 및 알림’ 창이 뜨면 메뉴의 [새 규칙]을 선택합니다. 

규칙으로 다양한 조건을 설정할 수 있는데요. 그 중 [제목에 특정 단어가 있는 메시지를 폴더로 이동]을 선택해 보았습니다.

제목에 ‘신도리코’가 들어간 메일만 따로 분류될 수 있도록 [지정단어]에 ‘신도리코’를 입력합니다.

[지정]에는 미리 만들어 놓은 신도리코 폴더를 선택합니다. 

마지막으로 [규칙 이름 지정]에 원하는 이름을 설정하면 규칙이 생성됩니다. 규칙이 설정되었으니 제목에 ‘신도리코’ 단어가 포함되어 있는 메일은 ‘신도리코’ 메일함으로 자동적으로 분류될 것입니다. 규칙에 따라 지정된 보관함에 메일이 분류되니 메일을 하나하나 구분해야 하는 수고로움을 덜 수 있어 참 유용합니다.

중요성 알림, 메일 중요도 설정 

업무 중에 메일 내용이 어느 때보다 중요하거나 긴급하게 처리해야 하는 경우가 있는데요. 메일이 계속 쌓이다 보면 중요한 메일을 바로 파악하기가 쉽지만은 않습니다. 이런 경우를 대비해서 아웃룩에서는 ‘플래그 지정’과 ‘중요도 높음’ 표시 기능을 제공합니다. 

‘플래그 지정’은 메일에 플래그를 지정하여 받는 사람이 해당 플래그를 보고 메일의 중요성을 감지할 수 있도록 하는 기능입니다. ‘중요도 높음’은 수신자의 화면에 느낌표 아이콘을 표시해 메일을 강조하는 것입니다.

아웃룩에서 [새 전자 메일]을 클릭하면 화면 상단에서 [추가 작업]과 [중요도 높음]을 찾을 수 있습니다.

‘중요도 높음’ 표시는 간단합니다. 새 메일 작성 상단 탭에서 [중요도 높음]을 클릭하면 됩니다. 그렇다면, 플래그를 지정해보겠습니다. [추가 작업] → [사용자 지정]을 클릭합니다.

사용자 지정에서 [받는 사람 플래그]를 체크한 후에 플래그 탭에서 위와 같이 입력하거나 기본 항목을 선택할 수 있습니다. [내 플래그]는 보낸 편지함에서 해당 메일에 플래그를 표시해야 하는 경우 사용합니다. 이것은 본인이 메일을 쉽게 식별할 수 있도록 돕습니다. 

[받는 사람 플래그]를 지정한 후 확인을 누르면 메일을 보내는 사람이 플래그를 지정했다는 메시지가 표시됩니다. 

수신자에게 도착한 메일에 느낌표와 깃발을 든 사람이 표시된 걸 알 수 있습니다. 또한 메일 내용에서 ‘중요도가 높음인 메시지를 보냈습니다’라는 메시지가 표시됩니다. 앞으로 이렇게 중요도 표시와 플래그 기능까지 함께 이용하면 수신자뿐만 아니라 발신자 역시 메일을 놓치는 일이 없을 것입니다.

직장인의 소중한 자산, 연락처 관리 

회사생활을 하면서 수집한 다양한 관계자들의 연락처는 소중한 자산입니다. 업무에 있어 직간적접인 도움을 주고 받으며 관계를 돈독히 하기 위해서 연락처 관리가 중요한데요. 아웃룩을 이용하면 보다 세심하게 연락처 관리가 가능합니다.

아웃룩 왼쪽 하단에 위치한 [연락처]에서 [새 연락처]를 클릭합니다. 연락처와 기본 인적 사항을 입력할 수 있는 대화상자가 나오면 정보를 입력합니다. 

내용을 다 입력한 후 [저장 후 닫기]를 클릭하면 연락처 정보가 담긴 네임카드가 생성됩니다. 저장된 연락처를 바탕으로 전화, 메일 등 손쉽게 커뮤니케이션이 가능합니다.

연락처 표시 방법은 [파일] → [옵션] → [연락처]에서 변경 가능합니다. 아웃룩을 통해 연락처 관리까지 할 수 있다니 커뮤니케이션과 인맥관리가 동시에 가능해 업무 효율이 저절로 오를 것 같습니다. 

메일의 마무리, 수신확인 및 회수 

보낸 메일을 수신자가 과연 확인을 했을지 걱정이 되는 경우가 있습니다. 혹은 메일을 잘못 발송하여 수신자가 메일을 읽지 않기를 바라는 상황이 발생할 수도 있습니다. 이럴 때 아웃룩의 수신확인과 회수 기능을 이용하면 됩니다.

메신저와 다르게 이메일은 수신확인 기능이 없습니다. 하지만 아웃룩은 수신확인 설정을 통해 수신자가 이메일을 읽었는지 확인이 기능합니다. 우선, [파일] → [옵션] → [메일]을 클릭합니다. 스크롤바를 내리면 [추적] 부분에서 수신확인에 대한 다양한 조건을 볼 수 있습니다. 

‘보낸 메시지 모두에 대해 다음 요청’에서 원하는 조건을 체크하면 메일 수신자가 내용을 확인했을 때 ‘읽음 확인 메일 보내기’를 선택하게 됩니다. 보낸 메일의 수신확인까지 한다면 메일 보내기가 보다 완벽해질 것입니다. 

그렇다면, 잘못 보내거나 메일을 다시 보내고 싶을 때 이미 보낸 메일을 회수할 수 있는 방법을 소개하겠습니다. 

보낸 편지함에서 회수하고 싶은 메일을 더블 클릭해 선택합니다. 메시지 탭에서 [동작] → [메시지 회수]를 누릅니다.

메시지 회수 팝업창이 뜨면 ‘읽지 않았으면 메시지를 삭제’와 ‘읽지 않았으면 메시지를 삭제하고 새 메시지로 바꿈’ 중 원하는 조건을 선택합니다. 수신자가 메일을 읽지 않았다면 메일이 회수되고 만약 메일을 읽은 상태라면 ‘메시지 회수 실패’ 메일을 받게 됩니다.

또한 한가지 주의할 점은 아웃룩 메일서버를 이용하는 사용자에게서만 메시지 회수가 가능하다는 점입니다. 다른 포털 사이트 계정에 보낸 메일을 회수하려고 시도할 경우 메일 회수를 시도한 내용 자동적으로 발송됩니다.

알면 알수록 아웃룩에는 유용한 기능이 많습니다. 이용법 역시 간단해 아웃룩 이용 초보자도 쉽게 익힐 수 있습니다. 무엇보다 업무 중에 필요한 기능을 잔뜩 모아 놓은 효자 프로그램이 따로 없는데요. 아웃룩을 이용해 업무를 처리하는 직장인이라면 다양한 기능을 활용해 효율도 높이고 회사생활의 고수가 되길 바랍니다.