신도리코 기업블로그
신도리코 공식블로그 입니다.



대학교는 봄이 되면 학과 행사, 동아리 모임 등이 많습니다. 때문에 학생들은 강의에 출석하지 못하는 경우가 종종 생기죠. 이럴 때, 여러분은 한 통의 이메일을 보냅니다. 그리고 중간고사와 기말고사를 치른 후에도 성적에 대해 문의하고자 교수님께 메일을 쓰죠. 그런데 이것이 매번 어렵기만 합니다. 교수님께 쓰는 메일은 무슨 내용을, 어떤 기준에 맞춰 작성하는 것이 올바를까요? 꼭 알아야 하는 ‘이메일 작성 에티켓’을 짚어 보겠습니다.





#제목_신원과 목적을 밝혀라 


메일의 첫 인상은 ‘제목’에서 판가름 난다 해도 과언이 아닙니다. 특히 하루에도 수십 통의 메일을 받는 사람은, 제목만 봐도 누가, 무엇을 요청하고자 쓴 것인지를 쉽고 빠르게 파악할 수 있는, 그런 센스 있는 메일을 선호하는데요. 고로 ‘교수님께’, ‘교수님 안녕하세요’, ‘OOO 메일드립니다’와 같이 목적이 불분명하고 신원을 알 수 없는 제목은 삼가야 하고, 자신이 무슨 수업을 듣는, 어디 과, 몇 학번의 누구 인지와 메일을 작성한 이유를 간략하게 제목화 하는 것이 올바릅니다.



▒ 추천! 교수님께 보내는 메일의 '제목' 

- [컴퓨터공학과 18학번 OOO] 출결석 관련 문의드립니다.

- [프로그래밍 언어의 이해] 성적 관련 문의드립니다 – 컴퓨터공학과 18학번 OOO


    




#첫인사_자기소개와 소감을 남겨라 


첫 인사는 제목에 다 적지 못한 자기소개로 시작하는 것이 무난합니다. 교수님은 담당하는 과목과 학생이 많기 때문에, 보다 자세한 자기소개를 읽어야 누구인지를 확인할 수 있는데요. 따라서 수업명과 시간대, 전공학과, 학번은 필수로 작성해야 합니다. 그래야만 보내는 이가 명확한 메일임은 알고, 더 주의 깊게 읽죠.


여기에 간단한 인사 멘트도 함께 작성해 보세요. 날씨, 건강, 최근 이슈, 교수님의 강의에 대한 개인적인 소감 등을 곁들여 보는 것입니다. 다소 상투적일 수 있지만, 이 같은 짧은 인사는 상대에 대한 예의입니다.



▒ 추천! 교수님께 보내는 메일의 '첫 인사' 

- 안녕하세요, OOO교수님!

  오늘 날씨가 무척 화창합니다. 기분 좋은 하루 보내고 계신지요?

  저는 매주 수요일 오전 10시 ‘프로그래밍 언어의 이해’를 수강하고 있는

  컴퓨터공학과 18학번 OOO입니다.


  현재, 교수님의 강의를 통해 복잡한 프로그래밍 언어를 쉽게 이해하고,

  컴퓨터공학에 대한 관심을 한층 더 키우는 좋은 기회를 얻고 있습니다.


    




#본론_목적은 명확, 표현은 완곡하게 하라 


인사를 마쳤다면 이제 본론으로 들어가 보겠습니다. 메일을 쓰는 목적은 반드시 명확해야 하고, 모든 표현은 완곡하게 처리해야 합니다. 그리고 교수님의 바쁜 일정을 고려해, 간단명료하게 작성하는 것이 중요하죠. 조금 더 자세히 알아볼까요? 성적 이의 제기와 출석 인정 요청에 관한 메일을 쓸 때 알아두면 좋은 팁은 다음과 같습니다.





성적 이의 메일 "부족한 부분을 알고 싶어요" 


이미 확정된 성적을 정정하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 그래서 막무가내 이의 제기와 원하는 학점을 정해두고 정정을 요청하는 등의 행동은 교수님이 내린 결과에 대한 불만, 항의로 밖에 인식될 수 없는데요. 따라서 성적에 대한 이의를 제기하기 위해 쓰는 메일은 점수가 오르기를 희망하는 것 보다, 교수님이 자신의 성적을 한번 더 확인하게 하는 것에 중점을 둔 톤앤매너가 적합합니다. 교수님의 마음을 녹이는 센스가 필요하죠.



▒ 추천! 교수님께 보내는 '성적 이의 메일 본론' 

- 다름이 아니라, 저는 이번 ‘프로그래밍 언어의 이해’ 시험에 최선을 다했습니다.

  그럼에도 예상한 것과 달리 다소 낮은 성적을 받은 것 같아서 무척 아쉬운데요.

  이에 어떤 부분이 부족 했는지를 꼭 알고 싶습니다.

  이후 학업 과정에 참고하여 보완하고자 하니,

  바쁘시겠지만 다시 한번 검토하여 알려주시면 감사하겠습니다.


   




출석 요청 메일 "참여확인서를 제출하면 가능할까요?" 


출석 인정을 요청하는 메일도 신경 써야 합니다. 자신의 사연만 늘어놓고 어쩔 수 없으니 인정해 달라는 내용은 어린 아이의 투정과 다를 바 없죠. 왜 출석할 수 없는지 문제의 상황을 밝히는 것은 기본, 여기에 이를 해결하고자 본인 스스로 힘쓴 노력과 의지까지 보태면 더욱 좋습니다. 그리고 “가능할까요?”와 같이 교수님께 의견을 묻는 뉘앙스로 마무리하면 메일이 완성되죠.



▒ 추천! 교수님께 보내는 '출석 인정 메일 본론' 

- 다름이 아니라, 학과에서 진행하는 중요한 행사 참여로

  OO월 OO일 OO시 수업에 참석이 어려울 것 같습니다.

  학과사무실에 문의한 결과, 참여확인서를 발급 받을 수 있다고 하는데요.

  혹시 이것을 제출하면 출석 인정이 가능할까요?


    




#끝인사_예의를 갖춰라 


끝 인사는 첫 인사와 다를 것 없이 날씨, 건강, 최근 이슈, 교수님의 강의에 대한 개인적인 소감으로 마무리합니다. 이때 당연히 첫 인사와는 중복되지 않는 것이 좋죠. 그리고 “감사합니다. OOO올림(드림)”을 덧붙이는 것은 필수입니다.



▒ 추천! 교수님께 보내는 메일의 '끝 인사' 

- 바쁘신 와중에도 시간 내주셔서 감사합니다.

  요즘 일교차가 큽니다. 감기 조심하세요.

  OOO드림


    




마지막으로 한 가지 팁을 더하면, 메일을 전송하기 전에는 반드시 마무리 차원의 확인 절차가 필요합니다. 교수님이 여러분의 요청을 잘 파악하고 결론 짓기 위해서는 내용에 대한 신뢰가 중요하기 때문인데요. 만약 제목란이 비어있거나, 오타가 가득하다면 읽고 싶은 마음 조차 생기지 않을 수 있죠. 따라서 꼭, 아래 사항을 모두 확인하고 보내는 습관을 가져 보세요.



▒ 메일 전송 전 '마지막 체크 사항' 

- 교수님의 이메일 주소가 잘못되지는 않았나요?

- 제목란이 비어 있지는 않나요?

- 맞춤법과 오타, 띄어쓰기가 잘못된 부분은 없나요?

- 제출할 파일이 있다면 그것까지 잘 첨부 했나요?


    




대학생 여러분이 교수님께 쓰는 메일은 개인적인 요청이 주 목적입니다. 사실을 전달하고 의견 조율을 제안하는 회사원의 업무 메일과는 큰 차이가 있죠. 따라서 최대한의 완곡한 표현으로 꽉 닫힌 교수님의 마음을 활짝 여는 센스가 중요합니다. 위에서 소개한 에티켓에 맞춰 제목부터 첫 인사와 본론 그리고 끝 인사까지 잘 마무리 지어 성공적인 메일을 전송해 보세요.



※블로그 운영정책에 의거, 포스트 주제와 맞지 않는 댓글(트랙백 포함)은 삭제될 수 있습니다.