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사회 초년생 시기는 회사 생활을 배우고 배워도 끝없이 부족한 부분들이 드러나는 때이죠. 회사 동료와 지켜야 할 예절부터 업무 툴을 다루는 것까지 챙겨야 할 것들이 한두 가지가 아닙니다. 특히 다수가 참여해 회사의 중요한 안건을 논의하는 회의 시간은 긴장의 연속인데요. 회의록 작성이라는 임무가 주어졌을 때도 무척 난감한 기분이 들기 일쑤입니다. 사회 초년생들을 위한 비즈니스 회의록 작성법과 정리하는 팁에 대해 살펴보도록 하겠습니다.





회의록, 왜 작성할까


회의록을 잘 작성하기 위해서는 회의록을 작성하는 이유부터 이해하는 것이 필요합니다. 회의록은 과연 왜 작성할까요? 회의록은 회의에서 언급되었던 내용들의 과정과 결과를 기록하고, 다수의 사람들과의 협업 과정에서 발생하는 업무 분담, 해야 할 일 등의 결정 내용을 공유하는 문서로 활용됩니다. 잊어버리기 쉬운 업무 관련 아이디어 등도 꼼꼼히 적어두어 업무에 차질을 빚지 않게 만들어주죠.


특히 회의에 참석하지 않은 사람이 봤을 때도 내용을 파악할 수 있어야 합니다. 이 회의에서 어떤 결정이 이루어졌고 앞으로 어떻게 일을 진행하는지 명확하게 알 수 있어야 잘 쓴 회의록이라 할 수 있겠습니다.


아직 회의의 의사결정에 참여하기 어려울 수 있는 신입 사원의 경우 회의록 작성 임무를 맡게 되는데요. 처음에는 막막하게 느껴지겠지만 회의록을 작성하고 정리하는 과정에서 업무에 대한 이해도를 높일 수 있으니 너무 어렵게만 생각하지 말고 아래의 팁을 활용해 차근차근 작성해 봅시다.





회의 시작 전 체크해야 할 준비 사항


조직의 회의록 양식은 미리 확인!

조직에는 기존에 공유하던 회의록 양식이 있는 경우가 많습니다. 상사나 동료에게 요청해 회의록 양식을 회의 전 미리 받아두는 것이 좋습니다. 어떤 내용을 중점적으로 적는지, 어떤 필수 사항을 기록하고 있는지 살펴보면서 회의에 참여할 때 중점적으로 들어야 할 내용을 생각해 두는 것이 좋습니다.


회의 성격에 맞게 준비물 체크하기

회의 참여 전에는 회의의 성격에 맞춰 회의록 내용을 기록할 준비물을 챙겨놓아야 합니다. 많은 인원이 참여하는 회의의 경우, 빠르게 메모하기 위해 노트북을 사용하는 것을 추천합니다. 다소 자유로운 분위기의 회의나 도형 등을 간략하게 그려 넣는 등의 기록이 필요할 땐 노트와 펜을 준비하는 것이 좋습니다. 





회의록 명확하게 작성하기


준비사항을 잘 챙겼다면 본격적으로 회의록을 작성합니다. 회의록을 작성할 때는 언제, 어디서, 누구와, 무엇을 했는지 꼼꼼히 기록하는 것이 중요합니다. 많은 사람들과 공유하고, 또 오랜 기간 보관해야 하는 회의록이기 때문에 각 항목별로 중요 사안을 놓치지 않도록 기록해 틀린 사실이 없도록 하는 것이 필요합니다. 


회의 주제

회사에서는 비슷하면서도 다른 다양한 주제를 놓고 다수의 회의를 하는 경우가 많습니다. 신입 사원의 경우 참여하는 회의 수가 적을 수 있지만, 이를 검토하는 사람들의 경우 다수의 회의에 중복 관여되어 있는 경우가 많겠죠. 따라서 이 회의가 어떤 안건으로 열린 것인지 명확하게 적는 것이 무엇보다 중요합니다.





일시/장소/참석자 등 기본적인 사항

언제, 어디서, 누가 회의를 진행했는지 기록합니다. 회의의 일시 또한 한 사안을 놓고 여러 날에 걸친 회의를 하는 경우 어떤 내용으로 논의가 발전되었는지를 살펴볼 수 있는 중요한 정보이니 빠짐 없이 기록해야 합니다.


논의사항 및 협의 내용

회의록을 기록할 때에는 발언자의 이름과 발언 내용을 되도록 많이 써두는 것이 좋습니다. 특히 회의 내용에 대한 이해도가 부족할 때는 더욱 꼼꼼하게 기록해야 합니다. 회의를 마친 뒤 각자의 의견을 요약해서 항목별로 보기 좋게 요약하는 과정이 필요한데요. 이때 사실 관계를 잘 확인할 수 있도록 구체적이고도 명확하게 작성해야 합니다. 


To-do List 및 요청사항

회의를 마치면서 각 업무 담당자들 간에 해야 할 일을 나누게 되는데요. 이때 각 참여자 별로 해야 할 일과 마감 일정을 포함해 명시해 주는 것이 중요합니다. 또 업무 담당자 별 요청 사항도 기록해 확인이 필요한 사항들을 참여자들에게 공유하는 기록도 빠짐없이 해야 합니다.





회의록 작성시 주의해야 할 팁


회의록 공유는 가급적 빠른 시간 안에!

회의록은 회의가 끝나고 가능한 빠른 시간 내에 작성하고 공유하는 것이 좋습니다. 이를 통해 회의 참석자는 물론 참석하지 않은 업무 관련자들이 회의를 통해 도출된 내용을 이해할 수 있게 해야 합니다. 또한 빠른 시간 내에 공유가 이뤄져야 혹시라도 잘못된 사항이 있을 경우 누락되거나 수정해야 할 사항에 대해 확인할 수 있습니다.


참석하지 않은 업무 관련자에게도 공유할 것

다른 일정으로 참석하지 못한 업무 관련자에게도 회의록을 빠짐없이 공유하는 것이 좋습니다. 그래야 회의를 통해 어떤 내용이 논의되었고 결론이 도출되었는지를 확인하고 관련 프로젝트를 완수할 때 혼선이 빚어지지 않습니다.


회의 내용은 회의 시간 중 실시간으로 작성할 것

많은 내용이 오가는 회의 시간이 끝난 다음 회의록을 처음부터 작성하는 것은 거의 불가능에 가깝습니다. 앞서 언급한 주요 항목에 대해서는 회의 시간 중 실시간으로 빠르게 적고, 이후에 양식에 맞춰 정리하는 것을 추천합니다.


분량은 1매 이내로

지나치게 방대하게 회의록을 작성하면 읽는 사람들로 하여금 피곤함을 불러일으키고 명확성이 떨어지는 단점이 있습니다. 빠지는 내용이 없도록 꼼꼼하게 작성하되 잘 요약해 1매 이내로 작성하는 것이 좋습니다.


맞춤법 등 기본적인 사항을 지킬 것

회의록은 조직의 많은 사람들이 공유하는 문서입니다. 줄임말 등은 최대한 삼가고 맞춤법에 유의해 작성해야 합니다.


회의록 작성이 처음이라면 전체 공유 전 1차 검토 받기

회의록을 공유하기 전, 회의에 참석한 동료 또는 상사를 통해 1차로 회의록을 검토 받는 것도 좋습니다. 특히 처음 회의록을 작성할 경우 회의의 핵심 사안이 무엇인지 파악하기 어려울 수 있고 누락된 사항이 생기기 쉽기 때문에 사전 검토가 필요할 수 있습니다.





회의에 참석하기 전 회의의 사안을 검토하고 회의의 중점적인 내용을 정리하는 과정은 신입 사원들에게 무척 어렵게 느껴질 수 있습니다. 하지만 이 과정을 통해 회사 내에서의 커뮤니케이션 방법에 익숙해지고 업무 이해도를 높일 수 있다는 점에서 회의록 작성은 신입사원에게 무척 중요한 업무 중 하나라고 할 수 있습니다. 회의록 작성 방법 및 주의사항을 통해 회사 생활을 멋지게 해나가시길 바랍니다!