본문 바로가기

LIFE/직장노하우

엑셀과 워드 레이블을 활용한 편지 쉽게 보내기



안녕하세요. 오피스 문서제작 전문 블로거 친절한 혜강씨입니다.


사무직 직장인이라면 마이크로소프트(Microsoft) 의 워드파일, 엑셀파일을 많이 사용하죠. 다수의 직장인이 엑셀 따로, 워드 따로 사용하곤 하는데요. 사실 엑셀과 워드는 함께 쓰면 편리한 점이 많습니다.


엑셀파일로 저장된 주소록 목록에 맞춰 연말 초대장을 보내는 업무를 예로 들어보겠습니다. 우편 양식에 맞춰 주소를 하나씩 편집한다면 참 번거롭겠죠? 이럴 때는 워드프로세서와 엑셀을 연동해서 쓰면 쉽게 일을 끝낼 수 있습니다.





이번 강의에서는 워드의 ‘편지 기능’ 안의 ‘레이블 기능’을 활용해 편지를 쉽게 보내는 방법을 소개하겠습니다. 엑셀의 기능과 워드의 기능을 합쳐 사용해 업무 처리가 편리하며 초대장이나 단체발송 할 때 필요한 문서를 하나로 만들어 주는 편리한 기능합니다.


우선 주소록에 해당하는 엑셀 파일을 준비해주세요. 아래 양식대로 만들어서 저장해주거나 (Ctrl+S) 저장된 파일을 아래 링크를 통해 다운로드 받으세요.


>> 실습용 엑셀 파일 다운로드 링크 <<

친절한혜강씨_실습파일.xlsx






워드를 실행합니다. 보통은 워드를 단순하게 글 쓰는 용도로만 많이 쓰시죠? 워드에서 강력한 기능 하나를 소개해 드릴게요!





바로 편지 기능이라는 것입니다. 이번 강의에서는 편지 기능 중에서 '레이블'을 사용하는 방법을 알려드릴게요. [편집]-[편지 병합 시작]-[레이블]을 선택합니다. 





[레이블 옵션]이라는 창이 뜨게 됩니다. 레이블은 Lable로 라벨이라는 말로 많이 쓰이죠? 편지 봉투에 라벨을 붙일 수 있게 파는 용지들을 구매할 수 있는데 거기에 맞는 사이즈를 고르는 화면입니다. 


만약 구매한 레이블이 있다면 맞춰서 회사명과 제품번호를 찾아 주시면 됩니다. 저는 따로 레이블을 사지는 않고 A4용지에 바로 인쇄해서 사용하는 방법을 알려드릴게요.


[레이블 제조 회사]는 맘에 드시는 것을 골라도 되지만 전 여기에서는 'Formtec'을 선택하였습니다. [제품번호]는 [레이블 정보]를 보면서 원하는 사이즈와 맞는 지 확인한 후 고르면 됩니다. 여기여서는 'Formtec 3219'를 선택한 후 [확인]을 선택합니다. 





없던 기호가 생겼습니다. 이 기호를 기준으로 해서 구획이 나눠질 예정이랍니다. 





이제 기존의 엑셀 파일을 불러오겠습니다. [편집]-[받는 사람 선택]-[기존 목록 사용]을 선택합니다. 





처음에 저장했던 엑셀 파일을 선택한 후 [열기]를 클릭합니다. 





어떤 항목을 가져올지 선택합니다. 저는 기존에 작업했던 이벤트 당첨자 시트를 선택해보겠습니다. 





첫 번째는 비어있는데, 다른 레이블에는 <<다음 레코드>> 라고 적혀있죠? 처음 틀을 잡아주면 <<다음 레코드>>에 순서대로 들어가게 됩니다. 





먼저 엑셀에 있던 내용 중 어떤 내용을 가져올지 결정해야 하므로, [편지]-[병합 필드 삽입]을 선택합니다. 그리고 어떤 항목을 먼저 넣을지 선택해주세요. 여기에서는 [이름]을 선택해보겠습니다. 





<<이름>>이라고 저절로 들어가게 됩니다. <<이름>>이라고 적힌 칸에는 엑셀에서 이름에 해당하는 값들이 차례로 들어가게 됩니다.





동일한 방법으로 [병합 필드 삽입]에서 어떤 항목을 가져올지 결정한 후 배치합니다. 실제로 보일 부분이 스페이스가 있다면 스페이스를 적용하고, Enter로 구분할 예정이라면 enter로 구분 합니다. 





다 완료가 되었다면 [편집]-[레이블 업데이트]를 선택합니다. 기존에 <<다음 레코드>>라고 되어 있던 부분에 첫번째에 입력했던 값들이 들어가게 됩니다. 





잘 되었는지 확인하기 위해 [편지]-[결과 미리 보기]를 선택합니다. 자동으로 엑셀의 내용이 정해 둔 규칙에 맞게 배치됩니다. 





인쇄(Ctrl+P)를 눌러 인쇄 미리 보기를 하면 어떤 식으로 인쇄될지 바로 확인이 가능합니다. 인원수가 적다면 직접 적는 것이 더 빠를 수도 있지만 인원수가 몇 백명이 되는 경우도 있을 수 있습니다. 이런 경우라면 반드시 레이블을 알고 있어야겠죠! 


워드에서 레이블을 만드는 방법을 알면 엑셀파일을 별도의 레이블 전용 파일로 변환해 따로 편집하지 않고도 쉽게 편지용 라벨을 만들 수 있습니다. 연말이면 사내 혹은 고객사 업무로 우편 발송하는 일이 많은데요. 오늘 배운 ‘레이블 만들기’를 활용해 업무 시간을 단축해보면 어떨까요?





해당 필진 콘텐츠는 신도리코 기업블로그의 공식적인 의견과 다를 수 있습니다.