“덕화님, 파일 컨펌했습니다. 최종 품의서 공유해주세요.

메일 보낼 때 김신 과장님, 지은탁 대리님 CC하고, 김선님 BCC 하는 것 잊지 마세요.”


문장 길이만 가늠해 보면 결코 어려운 요청은 아닌 듯 합니다. 그러나 새내기 사원에게는 좀처럼 이해하기 어려운 문장입니다. 이렇듯 회사 내에는 일상생활에 사용하지 않는, 업무를 목적으로 한 특정 용어의 활용이 잦아 간혹 위와 같은 상사와의 짧은 대화가 신입사원을 당황스럽게 합니다. 따라서 미리 확인하고 암기하는 자세가 필요합니다. 회사에서 공통적으로 사용하는 업무용어를 소개하고 올바른 사용법에 대해 알아보겠습니다.





업무효율 상승하는 줄여 쓰는 용어


친구와의 일상 속 대화에서 사용하는 줄임말과 같이 직장에서도 긴 단어 혹은 의미를 간략하게 간추려 쓰는 용어가 있습니다. 대부분 영어 약자로 메일을 작성할 때, 사내 회의 및 외부 미팅을 진행할 때, 문서를 작성하고 업무용 대화를 나눌 때 사용합니다. 일을 처리함에 있어 반드시 필요한 업무용 줄임말을 살펴보겠습니다.





이메일 작성 시 자주 사용하는 용어부터 소개합니다. 일반적으로 메일 상 가장 상단에 위치해 있는 ‘To’는 받는사람의 주소를 입력하는 란 입니다. 그렇다면 바로 아래 ‘CC’와 ‘BCC’는 무엇을 뜻하며 누구의 메일 주소를 입력하는 란 일까요? ‘CC’는 참조란 의미(=carbon copy)로 본 메일을 직접 받아야 할 사람(받는사람) 외 추가로 발송해야 하는 사람 모두를 가리키고 그들을 기입하는 란 입니다. ‘BCC’는 Blind의 의미가 덧붙여져 메일을 받는 모든 사람에게 노출하지 않고 참조하는 의미입니다.


이제 막 업무를 시작한다면 제목 또는 내용에 ‘FYI’(=for your information)라는 용어를 쉽게 볼 수 있을 텐데요. 이 용어는 아래 내용을 모두 참고하라는 의미로 관련 기사 및 자료를 전달할 때, 아이디어를 공유할 때, 참고 파일을 전송할 때 사용합니다.





다음은 업무용 대화를 나눌 때 사용하는 줄임말입니다. 가능한 빨리, 곧 바로, 최대한 먼저 등을 의미하는 ‘ASAP(아삽)’가 대표적인 예입니다. ASAP는 ‘as soon as possible’의 약자로 학창시절 열심히 외웠던 숙어 중 하나죠. 회사 내에서는 주로 업무를 급히 처리해야 할 때 사용합니다.


일상 업무가 아닌 특별 프로젝트 수행을 위해 각 부서에서 사람을 모아 만든 팀이란 뜻의 ‘TFT(Task Force Team)’도 자주 사용하는 업무용어입니다. 이는 대화에서도, 서류에서도 많이 볼 수 있습니다. 프로젝트 내 총괄 책임자를 의미하는 ‘PM(Project Manager)’과 비슷한 뜻의 ‘BM(Brand Manager)’도 익혀두면 활용도가 높습니다. 업무의 책임 범위를 말하는 ‘R&R(Role & Responsibility)’도 기억해 두세요. 다수의 직원(팀원)과 협력하는 업무를 맡는다면 자주 듣게 됩니다.


자, 그럼 “깨비프로젝트 TFT R&R 정리해서 PM에게 전달바랍니다. ASAP~”라는 문장 정도는 이제 쉽게 이해할 수 있겠죠?





이외에도 메일 또는 서류 상에 일반 단어를 특정 약자로 대신해 기입하는 경우가 있습니다. 일정 및 장소 등이 미정인 경우 ‘TBD’, 무언가에 해당사항이 없는 경우 ‘N/A’라 표기합니다. ‘RSVP’라는 용어도 생소할 텐데요, 이는 참석 여부를 알려 달라는 요청의 의미로 누군가를 초대할 때 “RSVP 중입니다.”라는 말과 함께 참석 여부를 질문하고 대답을 요청하면 됩니다.



영어 약자

업무용 뜻

CC

Carbon Copy

참조

BCC

Blind Carbon Copy

숨은 참조

FYI

For Your Information

참고하세요

RE

Reply

회신(답장)

FW

Forward

받은 메일 재전달

ASAP

As Soon As Possible

가급적 빨리

TFT

Task Force Team

특별 프로젝트 수행을 위해 만든 팀

PM

Project Manager

프로젝트 최고 관리자

R&R

Role and Responsibilities

업무의 책임 범위

TBD

To Be Determined

미정, 추후 결정

N/A

Not Applicable

해당 없음, 이용할 수 없음

ROI

Return On Investment

투자 수익률





신입사원을 위한 필수 용어


직장생활이 처음인 사회 초년생이라면 모르는 것이 당연한 용어도 있습니다. 일상이 아닌 회사에서만 사용하는 그야말로 업무용에 해당되는데요, 각종 서류의 이름, 선•후배와의 관계, 회사 복지사항 등을 일컫는 용어가 이에 속합니다. 신입사원을 위한 필수 용어를 알아보겠습니다.





암기 필수! 생소한 '서류명'


비슷한 목적으로 작성된 문서라도 회사에 따라 그 쓰임과 내용이 달라 용어의 차이는 꼼꼼하게 익혀두는 것이 좋습니다. 예를들어 기획서를 뜻하는 ‘품의서’와 ‘기안문’은 진행에 앞서 관련 내용을 정리하는 문서인데, 어떤 내용까지를 포함하는지, 필요 시점은 언제인지, 받는 이는 누구인지 등에 따라 첫 장부터 마지막 장까지 모든 내용이 상이할 수 있습니다. ‘지출결의서, ‘세금계산서’, ‘전표’ 역시도 정확한 뜻을 파악하는 것이 중요합니다. 필요 시 알맞은 문서를 작성해 제출할 수 있도록 준비해 보세요.



서류명

내용

품의서

기획서. 어떤 일의 집행을 시행하기에 앞서 결재권자에게 특정한 사안을 승인해 줄 것을 요청하는 문서

기안문

어떤 안건에 대해 발의하는 것으로 발의 내용 및 예상 결과까지 기술하는 문서

지출결의서

회사 내 지출이 예상되는 비용을 사전에 계획해 상부에 승인을 요청할 때 사용하는 서식

세금계산서

거래 사실을 통해 부가세를 징수하고자 발급하는 영수증. 신용카드 전표와 비슷한 기능을 가진 영수문서

전표

회계상 거래가 발생한 내역을 장부상에 기록해 증거자료로 보존하기 위한 지표





알면 이득, 직장생활 '기본 용어' 


부장, 과장, 대리와 같은 직급에 따른 호칭 외 팀 내 업무적 관계에서 사용하는 용어도 있습니다. 바로 ‘사수’와 ‘부사수’인데요, 주로 군에서 사용해 남자 신입사원이라면 쉽게 알 수 있는 단어이기도 하죠. 사수는 같은 팀 내 동일한 업무를 담당하고 있어 처리한 일을 확인 받아야 할 직속 선임자(상사)를 말하고, 부사수는 그런 본인을 말합니다.


‘휴가’와 관련한 용어도 신입사원이라면 처음 접하게 됩니다. ‘연차’는 주 40시간을 기준으로 1년간 8할 이상 근무 시 발생하는 15일의 휴가를 뜻하고 신청은 통상 3~7일 전 승인 받는 것이 일반적입니다. ‘월차’와 ‘반차’는 법 개정으로 없어진 제도이나, 대부분 연차를 월 단위로 나누거나 월차를 하루의 반으로 나눠 사용하는 개념의 용어입니다. 참고로 근로한 기간이 1년 미만이거나 출근일이 80% 미만인 근로자에게는 1개월 개근 시 1일의 유급휴가가 주어집니다.



단어

업무용 뜻

사수

직속 선임자

부사수

사수를 도와 업무를 보조하는 사람

연차

1년간 80%이상 출근하면 발생하는 연간 15일의 유급휴가

월차

연차를 월 단위로 사용하는 개념

반차

1일을 절반으로 나눠 쉬는 개념(오전반차/오후반차)

워크샵

연구회 및 세미나 또는 단합회





사회에 첫 발을 딛는 신입사원들은 회사라는 환경의 변화만으로도 그저 어리둥절합니다. 하지만 한시 바쁘게 돌아가는 회사에서는 작은 것 하나하나에 던지는 질문이 또는 대답이, 때론 시간을 허비하는 행동이 될 수 있습니다. 이에 신입사원에게는 업무용 용어 정도는 미리 익혀 숙지해 두는 센스 있는 자세가 필요합니다. 갑작스런 상사의 요청에도 당황하지 않고 해결할 수 있는 만능 사원이 되어 보세요.



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