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기획 연재

직장인 사무실 정리 노하우! 정리의 달인으로 거듭나는 방법



사무실 책상은 직장인들이 회사에서 가장 많은 시간을 보내는 공간입니다. 때문에 책상을 꾸미고 정리하는 스타일은 자신을 표현하는 방법이 되기도 하는데요. 언제나 깔끔하게 정리정돈 된 업무 공간은 직장 동료들에게 긍정적인 인상을 남길 수 있습니다. 또한 책상이 잘 정리되어 있으면 업무에 필요한 서류나 파일, 물건을 찾는데 불필요한 시간을 낭비하지 않을 수도 있는데요. 회사에서 업무 효율을 높이고 깔끔한 인상을 남길 수 있는 사무실 정리 노하우를 소개합니다.



나는 정리를 잘 하는 사람일까? 재미로 확인해보는 미니 테스트 




□ 책상 위에 3일 전에 먹다 남은 커피, 음료수, 간식이 그대로 올려져 있다.

□ 책상 위에 언제 죽은 지 모르는 식물 화분이 놓여있다. 

□ 책상 상태만으로는 나의 퇴근 여부를 쉽게 판단할 수 없다.  

□ 직장 상사에게 “책상 좀 정리하라”는 핀잔을 들은 적이 있다. 

□ 책상 위에 서류, 포스트잇, 봉투 등의 종이가 한 장씩 뒤섞여 있다. 

□ 직장 생활을 하면서 명함정리를 따로 해본 적이 없다. 

□ 책상 정리를 미루어 뒀다가 한 번에 완벽하게 치우려고 한다. 

□ 업무에 필요한 파일을 찾는데 5분 이상 걸린다.

□ 언제 필요할지 몰라서 어떤 파일도 지울 수가 없다. 

□ 업무 파일을 바탕화면에 저장해 놓아야 눈으로 그 때 그 때 확인할 수 있어 안심이 된다. 

□ 컴퓨터를 바꾸거나 자리를 옮기는 일은 상상만 해도 골치가 아프다. 




여러분은 이 문항들 중 몇 개에 해당하나요? 5개 이상 일치한다면 여러분에게는 사무실 정리 노하우가 꼭 필요합니다. 몇 가지의 간단한 정리 원칙들을 익혀 쾌적한 업무환경을 만들어보세요. 



사무실 책상 정리정돈 노하우 


불필요한 물건은 과감히 버리기 





사무실 책상을 본격적으로 정리하기에 앞서 가장 먼저 해야 할 일은 더 이상 쓰지 않는 물건들을 과감히 버리는 것입니다. 더 이상 볼 필요가 없는 서류, 잘 나오지 않는 펜, 오래된 영수증, 똑같은 메모지 등이 이에 해당합니다. 버려지는 물건들을 너무 아까워하지 마세요. 특히 1년 넘게 쓰지 않는 물건들은 더 긴 시간이 지나도 쓰지 않을 확률이 높습니다. 



자주 쓰는 물건은 손을 뻗으면 바로 닿을 수 있는 곳에 두기 





지금 책상 위에 놓여있는 물건들을 얼마나 자주 사용하는지 체크해보세요. 자주 쓰는 물건은 내 몸에서 가까운 곳에 배치하여 움직임을 최소화하고, 그렇지 않은 물건은 서랍 안 쪽으로 자리를 옮겨 주는 것이 좋습니다. 즉, 물건마다 사용 빈도에 따른 위치를 지정해주는 것인데요. 책상 위에는 포스트잇, 장식품, 개인용품 등을 배제하고 컴퓨터, 연필꽂이, 달력, 서류 보관함, 명함 케이스 정도만 배치하는 것이 바람직합니다. 다만, 풀이나 테이프 등 부피가 큰 사무용품은 연필꽂이에 꽂지 말고 따로 보관해주세요. 



파지 보관함을 마련해 불필요한 서류를 분류하고 서류 분실 실수 줄이기 





직장생활 연차가 쌓일수록 검토하고 보관해야 할 서류의 양이 늘어납니다. 그럴수록 서류 정리가 더욱 필요한데요. 먼저, 책상 위에 얽혀있는 서류들을 처리해야 하는 서류, 처리 완료된 서류, 폐기할 서류로 분류합니다. 당장 처리해야 하는 서류만 책상 위에 남겨놓고, 처리가 완료된 서류는 바인더나 파일에 키워드를 적은 메모와 함께 정리하여 책꽂이에 꽂아두거나 서랍 안에 넣어 보관합니다. 


폐기할 서류는 책상 아래에 ‘파지 보관함’을 마련하여 모아두면 좋습니다. 즉각 파기하기 애매한 서류들을 이곳에 임시로 보관해두면, 불필요한 서류를 정리할 수 있음과 동시에 버리면 안 되는 서류를 버렸을 때도 금방 찾을 수 있습니다. 모아진 파지는 한 달에 한 번 정리해 주세요. 



모니터를 6등분하여 포스트잇 메모 정리하기 





탈부착이 편리하고 눈에 잘 띄는 포스트잇은 직장인들이 애용하는 사무용품입니다. 특히 절대 잊지 말아야 할 내용이나 빠르게 확인이 필요한 내용을 메모할 때 주로 사용하는데요. 하지만 너무 많은 포스트잇을 모니터 주변에 중구난방으로 붙여놓게 되면 정작 중요한 상황에 필요한 내용을 쉽게 찾을 수가 없습니다. 


이런 경우를 대비하여 포스트잇을 붙일 공간을 가상으로 구획해두면 좋습니다. 모니터의 왼쪽에는 이미 완료된 업무와 관련된 메모를 붙이고, 오른쪽에는 앞으로 해야 할 업무와 관련된 메모를 부착하는 것으로 나름의 규칙을 정하는 것입니다. 하지만 가상의 구역을 나눈다고 해도 너무 많은 양의 포스트잇은 지저분해 보일 수 있으므로 중요한 일정이나 내용은 캘린더나 플래너에 다시 정리하는 것을 추천합니다. 



스마트한 직장인의 명함 정리 방법 


명함은 매우 중요한 정보를 담고 있지만 크기가 작아 잃어버리기 쉽고 책상 위에 몇 장만 흩어져 있어도 어지러운 느낌을 줍니다. 또한 서랍 한 켠에 수북이 쌓아 방치하다 보면 꼭 필요한 상황에는 찾기가 어려워 우왕좌왕하게 되는데요. 따라서 명함 정리는 깔끔하게 하는 것도 중요하지만, 필요한 정보를 적재적소에 찾을 수 있도록 스마트하게 분류하고 관리하는 노하우가 더욱 더 필요한 작업입니다. 





똑똑한 명함 정리를 위해서는 명함을 준 상대방의 특징을 명함 뒷장에 메모해 두는 습관이 필요합니다. 그 다음 단계로는 관계와 연락 빈도에 따라 상대방의 명함을 분류합니다. 상대방이 나와 업무로 만난 사이인지, 사적인 일로 만난 사이인지 먼저 구분한 뒤, 연락을 자주하는 사람인지 아닌지 판단하여 재분류 합니다. 이렇게 하면 오랜 시간이 지난 후에도 명함의 주인을 기억해 내는 일이 한층 수월합니다. 





명함을 정리하고 구분하는 작업을 마친 뒤에는 적절한 보관 방법을 고려해야 합니다. 가장 기본적이고 전통적인 방법은 명함집에 넣어 보관하는 것입니다. 이름에 따라 가,나,다 순으로 정리할 수 있고 혹은 거래처끼리 구분하여 정리할 수 있습니다. 하지만 시간을 거듭할 수록 많아지는 명함의 양을 감당하기에는 현실적인 한계에 부딪힐 수밖에 없겠죠. 


이러한 불편함을 극복하고자 요즘에는 많은 직장인들이 명함관리 어플리케이션을 사용하고 있습니다. 카메라로 명함을 찍으면 자동으로 명함 정보를 인식해 주소록에 저장해주기 때문에 사용 방법이 매우 간편하고, 클라우드 동기화가 가능해 휴대폰을 변경해도 언제 어디서나 명함 정보를 검색할 수 있어 유용합니다. 



아이폰/안드로이드 명함정리 어플: 리멤버 다운로드 받기

안드로이드 명함정리 어플: 캠카드 다운로드 받기



이렇게 명함 관리가 수월해졌다고 하더라도, 명함 역시 6개월 혹은 1년에 한 번씩은 필요 없는 것들을 버리는 습관이 필요합니다. 한 업체에서 여러 명의 명함을 받았을 때는 담당자 한 명의 명함만 남기고, 지금까지 한 번도 연락하지 않은 명함이나 거래가 종료된 업체의 명함은 과감히 정리하는 것이 좋습니다. 버리기 애매한 명함은 별도로 분류해 줍니다.



칸 마다 용도를 다르게 지정하여 책상 서랍 정리하기 





주로 3단으로 구성되어 있는 사무실 책상 서랍은 칸마다 서로 다른 용도로 사용하면 보다 효율적으로 정리할 수 있습니다. 가장 위쪽 서랍은 손을 뻗어 열기 가장 쉬운 곳이므로 자주 사용하는 사무용품들만 보관합니다. 클립, 집게처럼 크기가 작아 흩어지기 쉬운 것들은 상자에 담아 분류하고, 풀, 테이프처럼 부피가 커 책상 위에 두기 어려웠던 비품들을 이 칸에 정리합니다. 사무용품 중에서 사용 빈도가 가장 높은 필기류는 서랍 보다 책상 위 연필꽂이에 보관하는 것이 사용할 때 편리합니다. 


중간 서랍에는 사무실에서 필요한 개인 물품을 비치합니다. 칫솔, 치약, 물티슈와 같은 위생용품과 핸드크림, 립밤과 같은 미용용품 및 상비약, 영양제, 간단한 간식 등을 함께 모아 둡니다. 가장 아래에 위치한 서랍에는 자주 쓰지는 않지만 간혹 필요한 물건들을 보관합니다. 보관 용도로 가지고 있는 서류, 각종 공구, 여분의 물건들을 두기에 적절합니다. 



각종 잡동사니 및 개인용품 정리하는 법  





책상 위에 얽혀있는 각종 전선은 한꺼번에 모아줍니다. 휴대폰 충전기, 노트북 충전기, 가습기 충전기 등을 한데 모아 더블클립으로 감싸주면 전선을 압박하지 않으면서도 움직이지 않게 고정시킬 수 있어 유용합니다. 이후 책상 전면에 보이지 않도록 물건들 뒤쪽에 배치합니다.  


핸드크림, 미스트, 립밤, 빗과 같은 개인물품은 별도의 상자에 담아 정리해주세요. 사내 비품과 분리할 수 있을 뿐만 아니라 용도가 같은 것끼리 보관하여 필요 시 한 번에 이용할 수 있습니다. 다만 이러한 개인용품은 업무와 직접적인 관련이 없으므로 책상 위가 아닌 서랍 등에 보관하는 것이 바람직합니다. 


그럼에도 정리정돈이 어렵다면, 정리를 도와주는 각종 도구를 마련하는 것도 좋은 대안이 될 수 있습니다. 파티션에 꼭꼬핀, 네트망, 자석 등 다용도 걸이개를 부착하면 정리정돈을 잘 하지 않아 자주 잃어버리는 이어폰, 머리끈, 사원증 등을 보관하기에 편리합니다. 


제각기 크기가 다른 영수증은 내부가 잘 보이는 지퍼백에 담아 보관하면 좋습니다. 물에 젖거나 찢어질 위험도 없고 한 장씩 분실할 확률도 낮아집니다. 



퇴근 전 5분, 정리정돈 습관 들이기  





모든 업무를 마치고 퇴근 하기 전, 5분만 투자하면 매일 청결하고 깔끔한 책상 상태를 유지할 수 있습니다. 물티슈 한 장으로 모니터, 키보드, 마우스, 수화기, 책상 위를 닦아주면 눈에 보이는 먼지뿐만 아니라 세균도 없앨 수 있습니다. 동료들에게 깔끔한 인상을 남기는 것과 내일 아침 산뜻한 기분으로 업무를 시작할 수 있는 것은 덤이겠죠?



컴퓨터 업무 폴더 자료정리 팁 


바탕화면부터 시작하는 비움의 미학 





컴퓨터 내 자료정리는 폴더나 파일을 되도록 바탕화면에 저장하지 않는 습관부터 길러야 합니다. 모든 파일을 바탕화면에 규칙 없이 저장하는 것은 그 순간의 귀찮음을 모면할 수는 있겠지만, 훗날 파일을 찾는데 너무 많은 업무 시간을 낭비하게 됩니다. 게다가 바탕화면에 파일이 많이 저장되어 있을수록 부팅 속도도 느려져 여러모로 신속한 업무 진행에 방해가 되는데요. 바탕화면에 폴더를 꼭 생성해야 할 경우에는 최대 1줄 이상 배열하지 않도록 합니다. 



폴더는 업무별로 분류하여 정리하기 


정기 업무 폴더일 경우





먼저 업무 종류별로 폴더를 분류합니다. 가령 본인이 신입사원 교육 담당자라면 [1. 신입사원 교육]이라는 업무 폴더를 생성합니다. 이후 자신만의 기준을 세워 그에 맞는 세부 폴더를 만드는 것도 좋은 방법입니다. 이 때는 본인이 업무를 효율적으로 하는데 도움이 될 수 있도록 업무 진행 순서에 따라 [1. 회의록] [2. 시장조사] [3. 제안서]와 같이 폴더를 분류할 수도 있고, [1. 주간보고] [2. 월간보고]처럼 업무 주기에 따라 분류할 수도 있습니다. 세부 폴더에는 숫자나 알파벳을 포함하여 정렬하면 구분하기 쉽습니다. 누가 봐도 알아볼 수 있을 만큼 명확한 기준과 규칙을 가지고 정리하는 것을 추천합니다.  



단기 업무 폴더일 경우


때때로 프로젝트와 같이 단기 업무를 진행하게 되는 경우가 있습니다. 이런 업무는 진행 상황에 변수가 많아 당장 체계적인 업무 폴더 정리가 어려울 수 있는데요. 이 때는 예외적으로 바탕화면에 [진행 중] 폴더와 [진행 완료] 폴더를 만들어 업무 파일을 한꺼번에 보관하는 것도 좋은 방법입니다. 업무가 모두 종료된 후에 업무별로 갈무리하면 더욱 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 



파일명은 규칙을 통일하고 검색하기 쉽게 짓기 





업무 파일 정리는 파일명의 규칙을 통일하여 저장하는 단계부터 시작됩니다. 일반적으로는 파일명에 날짜와 세부내용을 기입하는 <업무명_세부사항_날짜> 혹은 <날짜_세부사항_버전> 두 가지 서식을 많이 사용합니다. 파일명의 규칙을 통일하여 저장하면 정렬이 용이하고 가장 최신 버전을 찾기 쉽습니다. 또한, 다른 사람에게 참고용으로 전달받은 자료도 <자료_파일명_파일 원 작성자명>등의 서식으로 파일명을 정리해두는 것이 좋습니다. 


파일을 정리할 때는 ‘저장’ 과정 못지 않게 ‘삭제’ 과정도 중요합니다. 중복파일과 임시파일은 과감하게 지우고, 수정 후 더 이상 따로 볼 필요가 없는 파일은 최종 버전의 파일을 남기고 그 때 그 때 지우는 것이 좋습니다. 



업무 파일과 폴더 정리하는 날 정하기 





책상 정리와 마찬가지로 업무 파일과 폴더도 정기적으로 정리하는 시간을 가지면 좋습니다. 매일 아침마다 업무 시작 전에 잠깐 짬을 내어 파일을 정리하거나, 매주 월요일이나 금요일 퇴근 전에 10분 정도 정리하는 습관을 길러보세요. 이렇게 하면 꼭 필요한 파일을 어떤 상황에서든지 빠르게 검색할 수 있습니다. 





주변을 둘러보면 정리를 어려워하는 사람들이 생각보다 많습니다. 하지만 정리의 달인들은 꾸준한 정리 습관과 필요 없는 물건은 과감히 버릴 줄 아는 태도만 지속한다면 정리 자체에는 특별한 기술이 필요하지 않다고 말합니다. 매일 조금씩 실천하는 사무실 정리 습관으로 더욱 쾌적한 환경에서 보다 능률적으로 업무 해보세요!