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기획 연재

일 잘 하는 직장인의 특별한 업무 노하우



한 분야에서 돋보이는 사람은 자신만의 특별한 노하우가 있습니다. 특히 직장 생활에서는 두말할 필요가 없는데요. 신도리안에서는 블로그 방문객을 대상으로 ‘직장인이 가장 중요하게 생각하는 업무 노하우’가 무엇인지 물어보았습니다. 직장인이 직접 선정한 ‘가장 중요한 업무 노하우’ 항목과 함께 자타공인 에이스 직장인이 전수한 업무 노하우를 전격 공개합니다.



▲ 신도리코 블로그 <직장에서 가장 필요한 업무 노하우> 관련 설문조사 응답 결과



직장인이 가장 중요하게 생각하는 업무 노하우는? 


신도리코 블로그에서는 8월 이벤트를 통해 직장인이 가장 중요하게 생각하는 업무 노하우를 물었습니다. 이에 인간관계 노하우(37%) > 커뮤니케이션 노하우(25%) > 시간관리 노하우(17%) > 문서작성 노하우(10%) > 자기계발 노하우(8%) 순으로 많은 응답을 얻었습니다. 대부분의 회사 업무는 상호간의 협조와 지원이 필요한 일들이기에 무엇보다 직장 내에서의 인간관계가 중요하다는 의견이 많았습니다. 


이제 직장 생활을 하는데 알아두면 도움이 될 여섯 가지 업무 노하우를 자세히 알아보겠습니다. 본인만의 특별한 업무 노하우를 공유해 주신 분들의 소중한 의견을 한데 모아 소개합니다. 





인간 관계 노하우 


아무리 유능한 직원이라도 인간관계가 좋지 않다면 회사에서 쉽게 인정받기 어렵습니다. 직장은 일터이기 전에 또 하나의 사회이기 때문입니다. 어쩌면 그 어떤 곳보다도 서로 도움을 주고 받으며 부족한 점을 채워나가야 하는 곳이 직장이기도 한데요. 직장에서 동료들과 좋은 관계를 유지하기 위해서는 어떤 노하우가 필요할까요?


가장 쉬운 방법은 '인사' 


한 사람의 첫 인상은 꽤 오래도록 유지됩니다. 그래서 이왕이면 좋은 인상을 남기는 것이 좋은데요. 좋은 인상을 오래도록 남길 수 있는 좋은 방법은 ‘인사’ 입니다. 회사 안에서 마주치는 모든 사람들에게 먼저 인사를 건네보세요. 좋은 인간관계를 맺는 첫 걸음입니다. 


따뜻한 관심 건네기 


누구나 힘들 때 먼저 손을 내밀어 주는 사람을 오래도록 기억합니다. 이는 회사에서도 마찬가지입니다. 동료가 힘들 때 따뜻한 차 한잔, 든든한 밥 한끼 함께 하며 고민을 나눈다면 상대방에게 좋은 동료로 기억될 것입니다. 쉽게 지나쳐 버릴 수 있는 기념일도 잊지 않고 챙겨준다면 상대방에게 잔잔한 감동을 선사할 수 있겠죠. 





인간관계 갈등을 풀어가는 법 


인간관계는 시작하는 것보다 원만하게 유지하는 것이 더 어렵습니다. 특히 매일 보는 직장 동료간에는 크고 작은 갈등이 발생할 수밖에 없어 늘 좋은 관계를 유지하기가 매우 어려운데요. 갈등이 심할 때는 마음가짐을 달리해 어려움을 극복해보세요.


퇴근 후에는 직장과 나를 분리하기 


종종 직장 내 인간관계 스트레스 때문에 밤 잠까지 설칠 때가 있습니다. 하지만 퇴근 후에 소중한 가족과 사랑하는 사람들을 앞에 두고 이미 지나버린 회사에서의 일을 떠올리는 것은 시간 낭비일 뿐입니다. 퇴근 후에는 나와 갈등을 빚은 사람을 떠올리기보다 내가 좋아하는 것에 집중해보세요. 하고 싶은 일을 하는 등 일상에 새로움을 부여하면서 갈등의 요소를 잊어버리는 습관을 들여야 합니다.


상처받을 용기를 갖기


직장생활 하면서 언제든지 미움을 받을 수도 있다는 사실을 받아 들여보세요. 나를 좋아하는 사람이 있듯이 나를 싫어하는 사람도 있을 수 있습니다. 특히 본인이 타인을 많이 의식하는 편이라면, 지금 일을 하고 있는 것이 다른 사람을 기쁘게 하기 위해 하는 행동이 아니라는 사실을 언제나 염두 하는 것이 좋습니다. 


나를 돌아보고 행동 변화시키기 


직장에서 인간관계가 틀어지면 회사도 가기 싫고 업무에도 지장이 갈 때가 있습니다. 하지만 직장을 그만 둘 수는 없는 노릇인데요. 상대방에게 변화를 기대하기 어려운 상황이라면 오히려 본인이 변화함으로써 해결 방법을 모색할 수도 있습니다. 





커뮤니케이션 노하우 


커뮤니케이션은 회의, 발표, 업무, 회식 등 직장에서 겪게 되는 거의 모든 순간에 필요합니다. 즉 소통이나 대화가 원활해야 직장에서 인간관계도 원활해지고 업무에 있어서도 능력 있는 직원으로 평가 받을 수 있는데요. 아무리 출중한 실력을 가지고 있더라도 회사 내에서 제대로 커뮤니케이션이 이루어지지 않는다면 자신의 가치를 제대로 증명할 수 없습니다.


커뮤니케이션을 위한 마음가짐 


올바른 커뮤니케이션을 하기 위해서는 상대방의 의견이 나와 다르더라도 끝까지 경청하는 자세가 필요합니다. 상대방이 상사이건 후배이건 본인의 의견이 항상 옳지 않을 수도 있다는 생각으로 자신의 의견을 언제든지 유동적으로 변화시킬 자세를 가져야 합니다. 타인의 마음을 읽고 배려하는 자세는 직장 내에서 더욱 필요합니다.





신입사원에게 유용한 커뮤니케이션 노하우  


신입사원들이 입사 후 적응하기 어려워하는 것들 중 하나는 커뮤니케이션 방법입니다. 직장인모두에게 유용한 업무 노하우이지만 특히 신입사원이 알아두면 도움이 될 커뮤니케이션 노하우 세 가지를 살펴보겠습니다.


상사에게 업무 지시 받을 때 


상사가 하는 말을 메모하는 것은 커뮤니케이션 스킬 향상의 첫걸음 입니다. 아직 익숙하지 않은 업무 용어들을 머리로 기억하는 것에는 한계가 있기 때문에 상사의 지시를 경청하며 메모해 둔 내용이 훗날 큰 도움이 됩니다. 메모한 내용을 복습해 두면 상사가 같은 내용을 질문했을 때 실수 없이 대답할 수 있습니다. 


질문할 때


상사가 업무를 지시하는 내용이 잘 이해되지 않거나 헷갈릴 때는 그 자리에서 즉시 되물어 보아야 합니다. 이렇게 해야 지시사항을 잘못 수행하는 일이 발생하지 않습니다. 또한 상사의 입장에서도 본인이 말한 내용을 혼동할 확률이 적어 후배와의 커뮤니케이션 오류를 줄일 수 있습니다. 


보고 할 때


일반적으로 직장에서는 상급자와의 커뮤니케이션 과정을 보고라고 합니다. 보고는 받는 사람의 입장에서 듣고 싶어하는 내용을 결론부터 명확히, 핵심 위주로 전달해야 합니다. 흔히 보고의 생명은 신속함으로, 특히 시간이 오래 걸리는 업무의 경우 중간 보고를 통해 진행 경과를 공유할 필요가 있습니다. 이처럼 직장에서는 보고를 통해 업무 진행상황을 공개적으로 공유하여 상호간의 불필요한 시간 낭비를 줄여나갑니다. 


많은 지식으로 대화를 풍부하게 


평소 다양한 분야의 정보를 많이 알아두는 것은 직장 내에서 커뮤니케이션 스킬을 극대화합니다. 대화거리가 풍성해지면 저마다 다양한 관심사를 가진 동료들 누구와도 자연스럽게 대화를 이어나갈 수 있기 때문입니다. 예를 들어 상사의 관심사를 미리 파악해두면 커뮤니케이션을 통해 상사의 기분마저 변화시킬 수 있고, 커뮤니케이션이 원활하면 처음 만나는 고객 등과도 화기애애한 분위기를 형성할 수 있습니다.





시간 관리 노하우 


시간 관리의 중요성을 모르는 사람은 없습니다. 그렇기 때문에 업무를 할 때 시간 엄수를 제1의 업무 신조로 삼는 직장인이 많은데요. 유능한 시간관리로 업무 능력도 오르고 결과물도 더 완벽하게 마무리할 수 있는 방법을 알아보겠습니다.  


30분 일찍 일어나기 


아침에 일찍 일어나는 것은 누구에게나 힘든 일이죠. ‘5분만 더’ 하며 늑장을 부리다 보면 출근 시간에 딱 맞춰 일어나게 될 때가 많은데요. 허겁지겁 출근 하느라 식사도 거르고 지각해서 상사에게 혼나고, 하루 종일 일도 잘 안 풀린다면 내일은 30분 일찍 일어나 하루를 여유롭게 준비해보세요. 모든 것이 술술 잘 풀리고 오히려 더 건강하고 활기찬 느낌을 받을 수 있습니다. 


매일 매일 할 일 목록 작성하기 


업무는 빨리 하는 것도 중요하지만, 놓치는 내용도 없어야 합니다. 이를 위해 해야 할 일 목록을 매일, 매주, 매월, 매년 단위로 작성하고 차근차근 실천해 나갑니다. 해야 할 일 목록 작성은 전날 퇴근 전에 세우는 것이 좋습니다. 하루의 일과를 모두 마친 뒤 퇴근 전 내일 할 일을 시간 순서대로 정리합니다. 최근에는 노트북, 스마트폰 등의 전자기기와 연동할 수 있는 ‘구글 캘린더’를 사용하여 일정을 스마트하게 관리하는 직장인이 많습니다. 이렇게 하다 보면 상사가 먼저 일의 마무리 여부를 묻기 전에 업무를 완료하고 보고하여 눈치 볼 일도 없고 진정한 에이스로 거듭날 수 있습니다. 


업무 순서 정하기  


매일 할 일을 목록을 작성한 뒤에는 업무의 중요도를 파악하여 우선 순위를 부여합니다. 중요도가 높은 업무와 마감기한이 촉박한 업무부터 1순위, 2순위 등으로 정하여 처리합니다. 이후 나머지 업무는 개인의 성향이나 역량에 따라 처리 방식을 결정합니다. 쉬운 업무부터 빠르게 처리한 뒤 업무 난이도를 점점 높여가면 업무가 늘어지지 않아 시간을 낭비하지 않을 수 있고, 반대로 가장 하기 싫고, 어렵고, 오래 걸리는 업무부터 빨리 처리해 버린다면 업무에 차츰 가속도가 붙어 홀가분한 마음으로 퇴근길에 오를 수 있습니다. 





정시 퇴근을 목표로 업무 시간에 최대한 집중력을 발휘하기 


정시 퇴근을 목표로 일을 하다 보면 자연스럽게 업무 집중력이 높아집니다. 스스로 업무 계획을 세우고 이를 수행하기 위해 업무에 열정적으로 임하다 보면 능률도 오르고 효율적인 일 처리에 자신감 마저 커집니다. 목표 의식을 갖고 도전하는 자세로 일을 하다 보니 업무에 보람도 느낄 수 있는데요. 한 가지 팁으로, 퇴근 후에 해야 할 일에 대해서도 목록을 만들어 두면 정시 퇴근을 달성하는데 큰 원동력이 될 수 있습니다. 


쉬면서 일하기  


시간관리를 못하면 일 처리가 밀리고, 이는 결국 야근으로 이어집니다. 졸음이 쏟아지는 시간에는 눈이 반쯤 감긴 채로 일하기보다, 차라리 20분 정도 스트레칭 등을 하며 몸을 풀어줍니다. 그리고 집중력이 좋아지는 오후 4~5시에 집중력을 발휘하면 야근으로 이어지지 않을 수 있습니다. 이렇듯 직장에서 일을 할 때도 1시간 주기로 5~10분씩 휴식 시간을 가져야 합니다. 다만, 휴식을 취할 때는 스마트폰이나 PC를 보지 말고 뇌가 확실히 휴식을 취할 수 있게 해주는 것이 관건입니다. 





자기 계발 노하우 


직장인에게 자기계발은 자신과의 싸움이라고 해도 과언이 아닙니다. 바쁜 시간을 쪼개어 실천해야 하기 때문에 분명 힘들고 어려운 일입니다. 하지만 매일 조금씩 발전해 가는 본인의 모습을 보면 뿌듯한 마음이 들기도 하는데요. 시작이 어렵다면 출퇴근 길에 1~2시간만이라도 자신의 관심분야에 투자해보세요. 자기계발을 일처럼 하면 피로가 누적되지만, 늘 성장한다는 마음으로 임한다면 꿈이 될 수도 있습니다. 다른 직장인은 주로 하는 자기계발 종류를 소개합니다.  


건강관리 


직장에서 에이스가 되려면 업무 능력도 필요하지만, 튼튼한 체력과 건강이 뒷받침되어야 합니다. 일반적으로 주중에는 퇴근 후에 운동할 시간을 따로 내기가 힘들다고 생각하는데요. 하지만 자기계발에 빈틈이 없는 직장인은 시간이 없어서 운동을 할 수 없다는 것도 핑계일 뿐이라고 말 합니다. 이들은 출퇴근할 때 한 정거장 미리 내려서 걷기, 엘리베이터 이용하지 않고 계단으로 올라가기, 점심 식사 후 회사 근처 걷기 등 생활 속 작은 실천을 통해 건강을 유지한다고 하는데요. 여러분도 틈새 운동으로 건강을 유지해보세요. 


독서 


“출퇴근 시간을 합쳐 1시간 가량 매일 책을 읽다 보니 하루에 약 10페이지 내외로, 한 달에 약 1권이 조금 안 되는 분량을 읽게 되었습니다.” “얼마 전부터 점심시간 틈을 이용해 책을 읽기 시작했는데, 점심시간 30분씩이 모이니 은근히 많은 시간이더라구요.” 이처럼 자기계발을 게을리 하지 않는 직장인은 생활 속 자투리 시간을 활용하여 독서를 생활화 하고 있습니다. 하루 일과 중 출퇴근 시간과 자투리 점심 시간은 직장인을 성장시키기에 최적의 시간입니다. 





외국어 공부 


언어는 조금만 방치하면 금방 잊어버리기 때문에 꾸준한 연습이 필요하다는 것을 누구나 알고 있습니다. 하지만 이 역시 꾸준한 실천이 어려운데요. 그럼에도 주위를 둘러보면 영어와 중국어를 공부하는 직장인이 많습니다. 저마다 방법은 다르지만 퇴근 후 주 3일, 매일 아침 1시간 등 약간의 짬을 내어 외국어를 공부 하는데요. 배움이 주는 즐거움에 마음도 가볍고 때로는 취미로 시작한 공부가 직장 업무에도 도움을 주어 일석이조의 효과를 누릴 수 있습니다. 


인터넷 강의 수강  


자투리 시간을 이용해 업무와 관련이 있거나 자격증을 취득하는데 도움이 되는 동영상 강의를 수강하는 직장인도 많습니다. 매일 쉬지 않고 꾸준히 하다 보면 자기 계발에 아주 큰 도움이 된다고 하는데요. 에이스 직장인이 직접 추천한 유용한 강의 사이트를 활용해 여러분도 자기계발에 도전해보세요!



▒ 인천사이버교육원 

- 무료 인터넷 강의 제공

- http://www.cyber.incheon.kr/


▒ 고용노동부 '직장인내일배움카드' 제도 

- 훈련 과정에 따라 50%~최대 100% 교육지원금 제공 

- http://www.hrd.go.kr/hrdp/ma/pmmao/index.do#


▒ 여성 특화 온라인 경력개발 포털 사이트 '꿈날개' 

- 외국어, 자격증 등 약 400여개의 온라인 강의 무료 제공

- https://www.dream.go.kr/dream/index.do


     




노하우는 오랜 시간이 지나면 자연스럽게 쌓이기도 합니다. 하지만 수용적인 자세로 누군가 미리 만들어 놓은 노하우를 전수 받는다면 본인의 성장은 훨씬 빨라질 수밖에 없는데요. 앞서 소개해드린 유용한 업무 노하우들을 체득하여 신도리안을 방문하시는 모든 분들이 직장의 에이스로 거듭나기를 바랍니다!