상사가 만족하는 비즈니스 문서 작성 방법

직장에서 주로 '보고서'로 지칭하는 '비즈니스 문서'는 기업에서 구체적인 실행 방법이나 최종 의사를 결정하는데 활용하는 중요한 자료입니다. 그만큼 비즈니스 문서를 작성하는 업무의 중요도와 비중은 높은 편이죠. 하지만 대다수의 직장인들은 비즈니스 문서를 작성하는 데 어려움을 호소합니다. 일반적인 글쓰기와는 조금 다른 점이 있기 때문인데요. 비즈니스 문서를 작성하는데 도움이 되는 원칙을 살펴보겠습니다. 

직장에서 '문서작성'이 중요한 이유 

문서 작성은 어렵고, 시간이 오래 걸리는 작업입니다. 그럼에도 직장에서 문서작성 작업은 50년 전에도, 그리고 지금도 여전히 이루어지고 있으며, 비교적 중요도가 높은 업무에 속합니다. 귀찮고 번거로운 문서작성 작업을 왜 지금도 유지하는 것일까요? 

아무래도 '말'은 전달 과정에서 왜곡될 여지가 많습니다. 그러나 일종의 '기준'의 역할을 하는 문서가 있을 경우, 누구나 같은 시각으로 내용을 해석할 수 있을 뿐 아니라 업무의 책임소재도 오해 없이 명확히 할 수 있습니다. 또한 '기록물'인 문서는 말과 달리 영구 보존될 수 있다는 장점도 있습니다.   

문서작성 전에 해야 할 일 

문서를 작성해야 하는 상황 분석하기  

학창시절, 시험 문제를 풀기 전 선생님의 ‘출제 의도’를 파악했던 것처럼 직장에서 문서를 작성하기 전에는 ‘문서 작성의 의도’, 즉 작성 배경과 상황을 분석해야 합니다. 이 문서가 언제, 누구를 대상으로, 어떤 목적으로 사용될 것인지를 파악해야만, 이 문서에서 강조해야 할 부분은 무엇이고, 얼마나 많은 시간과 노력을 기울여야 할지, 어떤 부서와 협업하여 작성해야 할지 등을 결정하여 문서의 방향을 잡을 수 있습니다. 

작성할 문서의 유형별로 강조점을 다르게 

작성해야 하는 문서가 설득력이 필요한 기획서(기안서)인지, 실행을 확인 받는 품의서인지, 상황을 진단하는 분석 보고서인지, 결과를 정리하는 결과 보고서인지에 따라서 문서에서 강조해야 할 점이 달라집니다. 예를 들어 새로운 방향성을 제시하고 전략 등을 정리해 보고하는 기획서에는 거시적인 맥락의 상황분석과 예상하는 기대효과 등이 담겨야 하지만, 이에 비해 실제 실행 단계에서 작성하게 되는 품의서는 기획서에 비해 훨씬 구체적이고 정확한 수량, 금액, 단위 등의 수치 정보들을 강조하여 근거 자료로 뒷받침 해주어야 합니다. 

문서를 읽을 사람과 그가 읽고 싶은 내용을 염두 하기   

‘비즈니스 문서’는 작성자가 하고 싶은 말을 적는다기보다 읽는 사람, 즉 상사가 읽고 싶은 내용을 일목요연하게 정리하는 작업이라고 생각하면 이해가 쉽습니다. 요즘 유행어로 풀어 쓴다면, '비즈니스 문서 작성=답정너(답은 정해져 있고 너는 말하기만(쓰기만)하면 돼)'라고 정의할 수도 있겠습니다. 문서를 읽어 볼 독자와, 그 독자가 읽고 싶어하는 내용은 이미 정해져 있기 때문에 이 점을 염두 하면 비즈니스 문서 작성이 한층 수월해집니다.

비즈니스 문서작성의 기본 원칙 

'결론'을 제일 먼저, 문서 두께는 최대한 얇게 하라 

상사는 많은 양의 서류를 검토할 시간이 없습니다. '결론'과 같은 핵심 내용을 가장 앞에 배치하여 문서 검토 시간을 단축시켜야 합니다. 같은 맥락에서 문서의 두께는 얇을수록 좋습니다. 군더더기를 전부 걷어내고 요점만 정확히 전달해야 합니다. 핵심 내용은 아니지만 참고로 필요하다고 생각되는 부분은 '별첨'으로 따로 빼내어 문서 뒷면에 첨부하는 것이 좋습니다.

더도 말고 덜도 말고 '세 가지'만 꼽아라 

일반적으로 비즈니스 문서작성 시, 강조하고 싶은 점은 '3가지'로 한정하여 선정하는 것이 좋습니다. 한 개는 너무 적은 느낌을, 두 개는 중립적이지 않은 느낌을 줄 수 있어 '세 가지'를 꼽는 것이 무난합니다. 이보다 더 많은 개수의 강조 포인트를 꼽으면, 정말로 중요한 내용이 무엇인지 파악하기 어려워집니다. 

전달하고 싶은 내용은 한 눈에 알아볼 수 있게, 압축적으로, 강조한다! 

좋은 문서는 문서를 보는 사람이 내용을 한 눈에 파악할 수 있어야 합니다. 이를 위해 전달하고 싶은 내용을 간결하게 압축합니다. 문장으로 서술하는 것보다는 그래프나 표를 사용하면 편리합니다. 압축한 내용 가운데에서도 더욱 강조하고 싶은 부분은, 문서를 보는 사람이 그곳에 가장 먼저 시선을 줄 수 있도록 색상이나 도형 등을 활용하여 구분 지어 줍니다.   

비즈니스 문서의 완성도를 결정하는 작은 차이 

수치를 구체적으로 

명쾌하게 작성하는 것이 핵심인 비즈니스 문서에는 '많다', '크다'처럼 주관적인 단어만 사용하는 것보다, 수치를 사용하여 그 양과 정도를 정확하게 표현하는 것이 좋습니다. 예를 들어, '2017년 신도리코 블로그 방문자 수는 2016년 방문자 수보다 매우 많다.' 라는 문장보다 '2017년 신도리코 블로그 방문자 수는 2016년 방문자 수보다 약 20만명 (전년 대비 약 1.2배) 많다.'라는 문장이 바람직한 표현입니다.

여백의 미학 

'문서 두께는 최대한 얇아야 한다.'는 생각에 1~2 페이지에 많은 분량을 담아내고자 한다면 오산입니다. 빼곡한 문서는 문서를 읽는 사람이 숨 막힐 듯한 중압감에 사로잡히도록 만들 뿐입니다. 문서에 적당한 여백을 두는 것은 독자가 호흡을 조절하며 문서를 피로하지 않게 읽을 수 있도록 하는 일종의 ‘배려’입니다. 줄 간격 조정, 들여쓰기 사용, 글머리 기호 등을 활용하여 문서의 단락만 적절히 구분해주어도 문서 읽기가 한결 수월해집니다.

마무리는 언제나 오탈자 체크로  

문서 작성 마지막 단계에서는 반드시 오탈자 체크를 해야 합니다. 특히 금액 등 숫자를 기입한 경우에는 작은 실수가 큰 오차를 만들 수 있어 여러 번의 점검이 필요합니다. 문서에서 오탈자가 3개 이상 발견될 경우, 해당 문서의 신뢰도는 급격히 떨어지고 작성자는 문서작성에 투자한 노력과 시간을 의심을 받게 됩니다. 때문에 완성된 서류를 보고하기 전, 하드카피로 출력하여 3번 이상 첨삭하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.  

비즈니스 문서도 이왕이면 다홍치마 

기본이 탄탄한 문서에 약간의 미적 감각을 더한다면 금상첨화입니다. 엑셀, 포토샵, PPT 등의 문서작성 프로그램을 활용하면 전달하고자 하는 내용을 한층 돋보이게 만들 수 있습니다. 또한, 사람들은 본능적으로 텍스트보다 이미지를 선호하는 경향이 있습니다. 따라서 강조하고 싶은 내용을 픽토그램과 같은 이미지로 정리하면 전달력을 훨씬 더 높일 수 있습니다.  

'A급'에서 'A+급' 문서 작성자가 되는 법 

문서작성의 핵심은 스피드 

문서 작성 에이스가 되기 위해서는 정확도는 기본이고, 빠른 스피드로 작성해낼 수 있는 능력도 겸비해야 합니다. 평소 문서 프로그램 단축키를 외워두고 활용하면 문서 작성 속도를 몇 배 이상 향상시킬 수 있습니다. 이와 더불어 문서 양식을 미리 만들어 둔다면 문서작성 시간을 단축하는데 큰 도움이 됩니다. 

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모방은 창조의 어머니 

문서 작성 양식을 미리 만들 때 도움이 되는 팁이 있습니다. 문서 작성 전문 업체들이 만든 샘플 등을 참고하는 것입니다. 이보다 더 좋은 방법은 직속 상사가 작성한 문서 양식을 따라 만들어 보는 것입니다. 상사가 기안문이나 협조문 등의 서류 복사 업무를 시켰을 때 한 부를 더 복사한 뒤, 어떤 형식과 스타일로 문서를 작성하는지 파악해 봅니다. 이렇게 하면 상사의 취향을 저격하면서도 탄탄하게 구성된 문서를 작성할 수 있습니다. 

활용할 수 있는 문서 툴의 종류는 다다익선 

평소에 주로 이용하는 문서 프로그램에 문제가 생길 때를 대비하여 여러 프로그램들을 두루 섭렵해 두는 것이 좋습니다. 어떤 돌발 상황에서도 흔들리지 않고 신속하고 깔끔하게 문서 작성할 수 있는 능력을 갖추게 되면 다른 동료들보다 한 발 앞선 사람으로 인정받을 수 있습니다.  

끝없는 자기계발 

문서 작성 기술은 시간과 정성을 쏟는 만큼 개선될 수 있는 부분입니다. 따라서 작은 노력만 기울인다면 누구나 문서 작성 에이스가 될 수 있습니다. 예를 들어 문서 작성시 스스로 부족하게 느껴지는 부분은 관련 인터넷 강의나 학원 수업 수강을 통해 보충할 수 있습니다. 좀 더 편안하게 볼 수 있는 문서를 작성하기 위해 남들보다 더 많은 노력을 들여 연구하고 정리하다 보면, 언젠가는 어떤 문서든 빠른 시간 안에 작성할 수 있는 에이스로 거듭날 것입니다. 

비즈니스 문서를 작성하는데 필요한 몇 가지 원칙들은 공통적으로 ‘보고’에 초점을 맞추고 있습니다. 어떤 비즈니스 문서든지 문서를 읽어 볼 상사의 시선으로 작성한다면, 방향이 어긋난 보고서를 작성할 일이 사라질 것입니다. 상사를 만족시키는 비즈니스 문서를 작성하여 업무 고민을 타파하시기 바랍니다!