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기업소식

신도리코, 경기도청 북부청사에 스마트 오피스 환경 조성



시간과 장소에 관계없이 업무를 처리하고 종이 문서 하나 없는 스마트 오피스 환경이 주목 받고 있습니다. 말 그대로 ‘보다 똑똑한 사무환경’이 우리 눈 앞에 펼쳐지고 있는 것인데요. 스마트 기기를 통해 클릭 한 번으로 회사 밖에서도 출력이 가능하고 전자화된 팩스 문서가 출력비를 절감합니다. 


새롭게 증축된 경기도청 북부청사 별관 건물에도 스마트 오피스 환경이 도입되었습니다. 바로 오피스솔루션 전문기업 신도리코가 경기도청 북부청사에 ‘클라우드 프린팅 솔루션’을 구축했기 때문입니다. 이를 통해 경기도청 직원들의 업무 효율성이 높아지고, 기업의 문서 보안이 한층 강화될 것으로 기대됩니다. 신도리코만의 기술력과 기업 맞춤형 컨설팅으로 사용자의 편의를 증대하는 오피스 솔루션 구축 사례를 소개합니다. 





변화하는 근무환경, 스마트 오피스 트렌드 


최근 각 기업에 업무능률을 향상시키고 비용을 절감하는 ‘스마트 오피스 솔루션’ 도입이 가속화되고 있습니다. ‘스마트 오피스 솔루션’이란 일반적인 업무환경에 IT기술을 접목해 시공간의 제약을 극복하고 근무자 중심의 사무환경을 구축하는 것입니다. 


예를 들어 사이버 공격에 예방하기 위해 업무 전용망과 인터넷 전용망을 분리하여 사용하거나, 자율좌석 시스템을 도입해 고정된 지정석 없이 업무에 따라 편한 자리에 앉아 근무하는 방식을 말합니다. 클라우드 저장소의 공유 폴더를 이용하여 공간의 제약 없이 언제 어디서나 업무를 처리할 수 있는 것도 스마트 오피스 솔루션을 구축한 사례 중 하나입니다. 





그렇다면, 신도리코가 기업 사무환경에 제공하는 스마트 오피스 솔루션은 어떤 모습일까요? 보다 자세히 살펴보겠습니다. 





신도리코의 차별화된 스마트 오피스 솔루션 


신도리코가 제공하는 스마트 오피스 솔루션의 가장 큰 특징은 업무환경에 ‘클라우드 프린팅’ 기술을 도입하여 사무기기 사용 환경과 문서출력 환경을 개선하는 것입니다. 


이를 통해 복합기를 공용으로 사용하여도 출력물이 섞이거나 분실될 우려가 없어지고, 이용하려는 복합기에 문제가 발생했을 경우 인접한 복합기에서 즉시 출력도 가능해 집니다.


여기에 스마트 기기를 활용하여 업무효율을 극대화할 수 있습니다. 스캔 문서나 팩스 수신 문서를 스마트 기기로 확인할 수 있어 기동성을 높이고, 사원증 인증 시스템을 통해 복합기에 이메일이 자동 생성되어 별도의 입력 시간이 소요되지 않습니다. 


종이의 낭비를 막는 사무실 구현도 가능해졌습니다. 팩스 문서를 복합기로 수신하면 웹 서버에 저장이 가능해, 굳이 출력을 하지 않아도 문서를 확인할 수 있습니다. 또한 수신된 팩스를 일자 별로 조회할 수도 있어, 업무처리에 소요되는 시간을 최소화할 수 있습니다. 





신도리코의 클라우드 프린팅 솔루션이 도입된 경기도청 북부청사 별관 


경기도청 북부청사 별관은 지자체 청사로는 처음으로 첨단 ICT 기술을 접목한 스마트 오피스로 건축됐습니다. 오피스솔루션 전문기업 신도리코는 그 어느 때보다 세심함을 기울여 경기북부청사에 딱 맞는 차별화된 솔루션을 제시했는데요. 


신도리코는 경기도청 북부청사 별관에 맞춤형 오피스 솔루션을 제공하기 위하여 약 한 달 간 전문 인력을 파견, 사무 환경을 진단했습니다. 이에 따라 출력∙복사∙팩스 등 기능에 따라 다르게 운영되던 총 53여개의 사무기기를 8대의 A3 복합기 D420로 대체, 사무 공간을 절약하고 업무 효율성을 개선했습니다. 





또한 경기도청 북부청사 사무환경에는 신도리코의 클라우드 프린팅 솔루션이 구축되어 출력물에 대한 보안도 강화되었습니다. 출력하거나 스캔한 모든 문서가 암호화 처리되기 시작했으며, 본인을 사원증과 지문만으로 인증할 수 있는 리더기가 복합기에 설치되어 검증된 사용자만 이용할 수 있는 시스템이 구축되었습니다. 


뿐만 아니라 사용자와 가까운 복합기에서 어디서든 시간과 장소의 제약 없이 문서를 출력할 수 있게 되었으며, 관리 시스템으로 사무실 내 전체 출력량을 확인할 수 있어 무분별한 출력을 줄이고 사무기기 유용∙유지비를 절감할 수 있게 되었습니다. 





신도리코의 스마트 오피스 솔루션은 사용자의 편의를 최우선으로 한 맞춤형 솔루션입니다. 신도리코가 구축한 스마트 오피스 솔루션을 통해 효율성이 높아진 업무 환경에서 경기북부청사 별관 직원들의 창의성이 증대되고 업무 능률이 더욱 향상되기를 바랍니다.