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기획 연재

직장인 심리탐구, 회의 잘 하는 법은 따로 있다!



직장인들에게 회의는 떼려야 뗄 수 없는 업무 중 하나입니다. 하나의 프로젝트가 시작되면 사소한 일정 조율부터 아이디어 논의, 전략 수립, 실행 단계까지 전 과정이 회의를 거쳐 결정되기 때문입니다. 


회의는 업무의 방향은 물론이고 업무의 최종 성과도 달라지게 할 수 있습니다. 때문에 회의를 얼마나 많이 하느냐 보다는 ‘잘’ 하는 것이 중요합니다. 직장인이라면 누구나 공감하는 회의 과정의 문제점을 알아보고 회의 잘 하는 노하우를 터득해 보겠습니다.





직장인 회의 경고, 집단사고란? 


“오늘 회의 잘 하고 있는 것 맞나요?” 라는 질문을 던졌을 때, 대부분은 “글쎄요” 라고 답할 것입니다. 이유는 무엇일까요? 한 명 이상의 인원이 한데 모여 의견을 나누면, 우리는 대게 ‘집단사고’에 빠지기 때문입니다. 


집단사고란 객관적, 현실적인 판단에 따른 사고보다 집단의 응집에 더 가치를 두는 사고를 말합니다. 집단의 응집력과 소속감이 강하면 강할수록, 갈등을 최소화하고 만장일치의 결과를 내려는 욕망이 생기기 때문에 결과적으로 최후의 선택을 최선의 선택이라고 단정짓기는 어렵습니다. 


이로 인해 회의의 방향이 앞을 향하고 있는지, 아니면 다른 길을 걷고 있는지 판단하기 어렵다는 생각이 드는 것입니다.





그래서 무엇인가를 혼자서 결정하는 것 보다, 집단이 의견을 나눌 때 더 위험하다는 연구결과도 있는데요. 만약 팀의 리더가 A라는 방향으로 다소 위험한 도전을 고민하는 경우, 이 사실에 팀원들이 찬성의 의견을 보태기 시작하면 리더는 그 의견을 묶어서 모험을 해도 된다는 생각을 하게 됩니다. 이렇게 ‘모험이행 현상’이 발생하죠. 그리고 반대로 위험을 포기하면 안전만 추구하는 ‘보수이행 현상’이 발생합니다. 즉 어느 쪽이든 집단사고의 문제로 극단적인 결정을 하게 되는 것이죠.





그렇다고 해서 모든 집단이 이 같은 사고에 빠지는 것은 아닌데요. 집단사고는 언제 더 잘 발생하는 것일까요? 아래 내용을 통해, 우리 팀도 집단사고의 문제에 노출되어 있지는 않는지 확인해 볼 필요가 있습니다.



▒ 집단사고가 발생하는 경우 

1. 집단의 응집력이 높은 경우

: 구성원들간의 친목 또는 관계가 좋은 경우 응집력이 높게 나타나는데, 이 경우 갈등을 피하고자 언쟁을 줄이고 반대의견을 내세우지 않는, ‘좋은 게 좋은 것’과 같은 생각을 합니다.


2. 조직문화가 수직적인 경우

: 회의의 책임자인 리더가 권위적이거나 독재적인 리더십을 갖고 있다면, 대부분은 리더와 반대되는 의견을 피력하지 않고 리더가 조직 전체의 의견을 결정하는데 찬성합니다.


3. 조직 내에 체계적인 의사결정 절차가 없을 때

: 의견 수립 절차가 부실하면 다양한 아이디어가 수렴되기 어렵고, 결과적으로 한 두 가지 대안만 가지고 의견을 나누다가 그나마 나은 쪽으로 휩쓸리기 쉽습니다.


4. 집단이 폐쇄적일 때

: 외부로부터 고립 또는 차단돼 있다면, 건설적인 비판이나 객관적이고 다양한 의견을 수렴할 수 없어 늘 해오던 방식만을 고집해 어리석은 결정에 노출됩니다.


5. 좋은 결정을 내려야 한다는 부담감이 클 때

: 급히 의사결정을 내려야 하거나 결정이 큰 영향력을 가질 때는 회의의 과정보다 결과에 대한 걱정만 하게 되는데, 이 경우 가능한 빨리 결정을 내려버리려 하는 경향이 있습니다.


   




집단지성을 끌어내는 회의 스킬 


만약 여러분의 팀이 지금 집단사고에 빠졌다면 반드시 해결책을 찾아야 합니다. 자, 그럼 ‘집단지성(협업지성)’을 끌어내기 위해서는 어떻게 해야 할까요? 집단지성은 구성원들이 서로간의 협력 또는 경쟁하는 과정을 통해 얻는 지적 능력으로, 회의의 과정과 결과를 올바른 방향으로 이끄는데 큰 힘이 됩니다. 따라서 성공적인 회의를 위해서는 집단지성을 끌어내야 하는데요. 그 방법을 자세히 알아보겠습니다.  





첫 번째, 직장 내 대부분의 팀은 리더의 의견을 따릅니다. 그만큼 대표자의 역할이 중요한데요. 리더는 자신의 의견을 지나치게 내세우거나 지시하지 않고, 모두의 의견을 수렴하고 정리할 수 있는 중립과 공정함을 유지해야 합니다. 또 구성원들이 활발한 논의를 할 수 있도록 분위기 메이커가 되어 보는 것도 좋죠.


두 번째, 구성원들간의 응집력이 좋거나 수직적인 조직문화가 형성돼 있다면, 우선 지극히 개인적이고 자유로운 환경부터 만들어 볼 것을 추천합니다. 팀 또는 구성원을 여러 개로 나눠서 따로 의견을 정리하게 한 뒤, 다시 만나서 서로 다른 의견에 대해 토론하는 것이죠. 이것을 ‘소그룹 분임토의’라고 하는데, 언쟁을 줄이고자 타인의 의견에 흡수되는 불상사를 피할 수 있습니다.


세 번째, 중대한 사안이거나 큰 논쟁이 예상되는 회의의 경우에는 개개인의 의견을 익명으로 제출하게 하는 것도 하나의 방법입니다. 구성원들에게 비난을 받지 않을까 하는 두려움으로부터 벗어나게 해 더 나은 의견을 들을 수 있죠.





네 번째, 구성원들 모두가 자신의 의견을 적극적으로 피력하는 자세를 갖춰야 합니다. 만약 다섯 명 중 세 명이 리더의 의견을 따르겠다는 의사를 내비치면 나머지 두 명은 자연스럽게 집단사고에 빠지게 되죠. 따라서 구성원들이 똘똘 뭉치기 위해서는 모두가 같이 움직여야 합니다.


다섯 번째, 중대한 사안이거나 또는 무릎 탁 치게 만들 묘책이 필요한 회의일수록 내부적으로 꽁꽁 싸매고 있는 것보다는 현재 집단과 응집성이 없는 외부 사람에게 의견을 구하는 것도 좋습니다.





최근 기업마다 불필요한 회의 시간을 줄이기 위해 노력하고 있습니다. 그리고 그 시간이 진짜 필요하고 실속 있는 업무 시간이 될 수 있도록 ‘회의 잘하는 방법’ 등을 교육하기도 하는데요. 그만큼 회사는 집단 간 커뮤니케이션을 통해 올바른 사고를 형성하고 공유하는 과정과 분위기가 중요한 공간입니다. 앞으로 참여하게 될 회의는 구성원 모두가 집단사고에서 벗어나 집단지성을 끌어낼 수 있는 시간으로 만들어 보세요.