직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성법의 모든 것

과거에는 업무와 관련해 커뮤니케이션을 할 때는 전화나 대면 방식이 일반적이었는데요. 최근에는 이메일과 메신저의 비중도 매우 커지고 있습니다. 따라서 이메일을 작성하고 보내는 일은 신입사원은 물론이고 베테랑 직장인에게도 무척 중요한 업무입니다. 원활한 일 처리와 완벽한 비즈니스를 위해 직장인이 꼭 숙지해야 할 메일 작성법을 알아보겠습니다.

메일 주소는 쉽고 명확하게 만들자

상대방에게 이메일 주소를 알렸음에도 메일이 오지 않는다면 주소를 잘못 전달했을 확률이 높습니다. 길이가 너무 길거나 영어와 숫자가 많이 섞여있을 경우 이 같은 일이 발생하기 쉬운데요. 따라서 이메일 주소는 최대한 간결하고 짧게, 그리고 자신과의 접점을 찾아 유추 혹은 기억할 수 있도록 만드는 것이 좋습니다.

만약 이미 사용 중인 주소가 있는데 평소 이와 같은 문제가 빈번하게 발생해 불편을 겪은 직장인이라면 이메일 주소 변경을 권장합니다. 그러나 사정상 변경이 불가능한 경우도 있죠. 이럴 때는 이메일 주소를 전화로 알리는 것이 아닌 문자로 안내하거나 역으로 상대의 주소를 먼저 전달 받아 본인이 직접 메일을 보내서 안내하는 것도 방법입니다. 이제 막 이메일 계정을 생성하는 신입사원이라면 꼭 기억해 두기 바랍니다.

▒ 이메일 작성법 TIP #1 이메일 주소

- 이메일 주소는 짧고 간결하게 만들 것

- 기존의 주소가 불편하다면 변경하거나, 말 대신 문자 또는 메일로 안내할 것

메일 제목은 본문을 명확하게 요약하자

직장인은 하루에도 많게는 수십 통의 메일을 주고 받습니다. 때문에 이것을 확인하고 읽는 과정에서 소비되는 시간을 절약하는 것이 중요한데, 그러기 위해서는 가장 먼저 메일의 제목이 잘 작성되어야 합니다.

‘파일 전달합니다’, ‘회신 드립니다’와 같은 제목은 해당 메일을 클릭해야만 요청사항을 파악할 수 있어 빠른 업무 처리를 방해합니다. 또 나중에 관련 메일을 찾아야 할 때 검색도 어렵습니다. 따라서 업무의 효율성을 높일 수 있도록 ‘[회사명] OOO프로젝트 기획안 전달드립니다’, ‘[회사명] OO 견적 문의에 대한 회신 드립니다’ 등으로 핵심 내용을 한 문장에 담아내는 것이 좋습니다.

덧붙여 신입사원이라면 업무에 대한 이해도가 부족하기 때문에 내용을 요약하는 것이 쉽지 않을 수 있습니다. 이럴 때는 본문부터 작성하고 제목은 이 과정을 통해 가장 중요한 내용을 정리하여 마지막에 적는 것도 방법입니다.

▒ 이메일 작성법 TIP #2 제목

- 추천 제목: [신도리코] 컬러복합기 프로젝트 기획안 전달드립니다

- 신입사원의 경우, 본문 작성을 통해 내용을 파악하고 제목은 이후에 작성할 것

인사말은 간략하게, 내용은 보기 쉽게 작성하자

업무용 메일은 목적이 명확합니다. 일을 처리하기 위한 과정에서 주고 받는 일종의 문서와 같기 때문에 ‘날씨가 좋네요’, ‘건강은 어떠신가요?’ 등의 인사말은 줄이고 업무 내용에 집중하는 것이 좋습니다. 인사말이 길어지면 오히려 중요하게 읽어야 할 분문에 대한 집중도가 떨어질 수 있습니다.

‘안녕하세요. [업무내용] 건으로 연락 드린 [회사명] [이름] [직급]입니다’ 정도면 충분합니다. 만약 너무 무겁다고 생각된다면 메일의 시작보다는 끝에 ‘주말 잘 보내세요’, ‘즐거운 점심시간 되세요’, ‘미세먼지 조심하세요’ 같은 가벼운 인사말을 적어 보세요.

본격적으로 본문을 작성할 차례입니다. 본문은 정중한 문체로 꼭 필요한 내용만 간결하게 작성해야 합니다. 이때 중요한 내용은 진하게(Ctrl+B) 표시하거나 색을 입혀 강조하고 내용이 긴 경우는 번호를 매겨 보기 좋게 정리합니다. 또 적절한 부분에서 문장을 나눠 짧은 호흡으로 읽을 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 잘 정리된 내용은 이해도와 신뢰도 모두를 높일 수 있습니다.

▒ 이메일 작성법 TIP #3 인사말과 본문

- 추천 인사말: 안녕하세요. 컬러복합기 프로젝트 건으로 연락 드린 신도리코의 신대리입니다.

- 인사말은 간결하게, 끝인사는 가볍게 안부를 전달할 것

- 본문은 정중한 문체로 필요한 내용만 간결하게 작성할 것

첨부파일도 센스 있게 챙기자

첨부파일도 잊지 말고 잘 챙겨야 합니다. 첨부파일은 무엇보다 보안의 중요성이 강조되는데요. 상대방과 함께 수정해야 하는 경우가 아니라면 변조가 가능한 파일은 사내 규정 등을 확인하여 가능한 외부로 유출하는 것을 피하는 것이 좋습니다. 대신 해당 내용을 본문에 간추려 작성하거나 워터마크(불법복제를 막기 위한 표식)를 삽입하는 것이 좋고, 변조가 불가능한 파일 형식으로 바꾸어 전송하는 것이 바람직합니다.

그밖에 알아야 할 팁이 더 있습니다. 파일명은 메일 제목처럼 알기 쉽게 작성해 저장하여 첨부하는 것이 중요합니다. ‘[회사명] OO기획안_2차 수정’ 정도가 좋습니다. 그리고 업무가 바쁜 경우에는 본문만 읽고 첨부된 파일을 미처 확인하지 못하는 경우가 있는데, 이를 대비해 보내는 메일의 본문에 상대가 확인해야 하는 파일이 첨부되어 있음을 한 문장으로 적어서 알리는 것도 센스 있는 작성법입니다. 또 기껏 보낸 파일이 상대방의 컴퓨터에서 열리지 않는다면 곤란하겠죠. 따라서 사전에 사용하는 프로그램의 버전을 체크하는 것도 중요합니다.

▒ 이메일 작성법 TIP #4 첨부파일

- 파일은 외부 유출과 보완에 대해 인지한 후 첨부할 것

- 첨부파일의 파일명은 메일의 제목과 같이 알기 쉽게 작성하여 저장할 것

- 확인해야 할 파일이 첨부되어 있음을 메일 본문에 작성할 것

- 상대방이 사용하는 프로그램 버전을 확인하여 파일을 확인하는데 문제가 없도록 할 것

참조·숨은 참조 꼼꼼하게 확인하자

이메일을 작성할 때 중요하게 체크해야 할 항목 중 ‘받는 사람’을 빼놓을 수 없습니다. 원활한 업무 처리를 위해서는 각각의 담당자 및 실무자, 팀원에게 메일이 잘 전달되어야만 하기 때문에 메일을 받는 사람과 참조(CC, Carbon Copy), 숨은 참조(BCC, Blind Carbon Copy) 모두를 꼼꼼하게 확인해야 합니다.

업무는 실무자인 신대리와 진행하지만 그의 상사인 박차장도 진행 상황을 알아야 할 때, 실무자간의 주고 받는 메일을 확인할 수 있도록 박차장을 참조하고, 다른 이들에게 노출하고 싶지 않은 사람은 숨은 참조에 적으면 됩니다. 이때 받는 사람과 CC가 여러 명인 경우에는 직급 순으로 작성하는 것이 좋습니다.

▒ 이메일 작성법 TIP #5 참조와 숨은 참조

- 받는 사람, CC, BCC를 제대로 구분하여 꼼꼼하게 추가할 것

- 받는 사람이 1명 이상일 경우는 직급 순으로 나열할 것

- 참고) 신입사원이 꼭 알아야 할 회사에서 자주 쓰는 용어

그 밖의 TIP! 이메일 작성법 체크포인트

정해진 이메일 폼은 없는지 확인하세요

이메일은 사내 규정에 따라 혹은 관련 업체와의 약속에 따라 정해진 형식 하에 주고 받는 경우가 많습니다. 따라서 이전에 발송한 이메일을 확인하거나 상사에게 질문하여 숙지한 후 형식에 맞춰서 작성하는 것이 좋습니다.

이메일을 전달할 땐 포워드 기능을 활용하세요

자신이 받은 메일을 동료에게 전달해야 하는 경우도 있죠? 이때는 본문을 복사해 붙여 넣어 새 메일을 작성하는 것보다 수신인과 발신인, 제목, 시간 등을 모두 체크할 수 있도록 포워드(Forward) 기능을 활용해 그대로 넘겨주는 것이 좋습니다. 이때 전달하는 메일이 어떤 내용인지를 상단에 2~3줄 정도로 요약하여 전달하면 더 좋겠죠?

하단에 메일 서명을 꼭 넣어주세요

메일 하단에는 반드시 서명(연락처 등 기본정보)을 남겨야 합니다. 문의사항이 있을 때 이메일 외 다른 방법으로 커뮤니케이션을 원할 수도 있기 때문에 보내는 이의 연락처가 명시된 서명을 달아주는 것이 필수입니다.

메일 발송 사실을 상대에게 알려주세요

메일 발송 이후 상대로부터 아무런 회신이 없다면 상대가 업무를 잊었거나 메일을 확인하지 못했을 수 있습니다. 따라서 메일을 보내고 난 후에는 메신저 또는 전화를 이용해 발송 사실을 알리는 것이 업무의 속도를 높이는 데 효과적입니다.

원하는 회신 일정을 남겨주세요

회신의 속도를 높이는 또 다른 방법은 본문 하단에 원하는 회신 일정을 정확히 남기는 것입니다. 그리고 메일을 받은 사람 역시, 빠른 업무 처리를 위해서는 곧바로 회신이 어렵더라도 ‘메일 잘 받았습니다. 내부 논의 후 오늘 오후까지 회신 드리겠습니다’ 정도의 확인 메일을 남겨주면 좋습니다.

상사에게 질문하세요

갓 입사한 신입사원이라면 혹시 실수는 하지 않을까 하는 마음에 썼다 지웠다를 반복하기 쉽습니다. 이럴 때는 “이렇게 작성해 봤는데 발송 전 검토 부탁드립니다”라는 요지로 상사에게 질문하거나 피드백을 요청하여 혼자 끙끙대는 시간을 줄이는 것이 현명합니다.

모든 업무가 그렇듯 마지막까지 긴장을 늦춰서는 안됩니다. 메일을 전송할 때도 마찬가지인데 메일 주소, 제목, 내용, 첨부파일 등이 잘 정리되어 있는지 발송 직전 다시 한번 확인하고 오타와 띄어쓰기도 충분히 검토한 후 보내는 것을 추천합니다.

명함은 ‘직장인의 얼굴’이라 하고 메일은 ‘직장인의 인격’이라 합니다. 간단한 업무라 생각하고 소홀히 하기에는 참 중요한 업무인데요. 늘 받는 사람의 입장에서 생각하여 읽기 쉬운지, 핵심 정보가 잘 정리되어 있는지, 깔끔하고 예의 바른 메일인지를 검토해야 합니다. 신입사원부터 베테랑 직장인까지 원활한 소통과 높은 신뢰도 형성을 위해 이메일 작성법을 숙지해 보세요.