대부분의 직장인들이 근무 시간 중 가장 많은 시간을 투자하는 것은 바로 문서 작성일 것으로 예상됩니다. 따라서 문서 작성 시 소요되는 시간을 절약하고 맡은 일을 빠르게 처리하기 위해서는 ‘단축키’ 사용이 필수인데요. 오늘은 기획서와 보고서 등을 작성하는데 적극 활용할 수 있는 파워포인트 단축키 활용법에 대해 알아보겠습니다. 





직장인 문서작성 TIP! 파워포인트 '글자 서식' 단축키


먼저 텍스트를 입력하는데 필요한 파워포인트 단축키부터 살펴보겠습니다. 


파워포인트를 활용해 문서를 작성할 때는 방대한 양의 내용을 한눈에 볼 수 있도록 정리하는 것이 중요합니다. 따라서 슬라이드를 채우는 글자 또는 숫자 중 핵심 내용은 보다 쉽게 찾고 읽을 수 있도록 기존 글자와 다르게 표현하는 작업이 필요한데요. 대부분 굵게(진하게), 밑줄, 기울기 등으로 포인트를 줍니다. 이 작업은 Ctrl 키와 특정 영문 키가 만나면 빠르게 실행할 수 있는데, 진하게는 알파벳 B, 각도를 주어 기울이는 데는 I, 밑줄은 U 키를 함께 누르면 됩니다. 




▦ 파워포인트 글자 서식 단축키


① 글자 굵게 : Ctrl+B 

② 글자 기울이기 : Ctrl+I 

③ 글자 밑줄 : Ctrl+U 

④ 글자 크기 작게 : Ctrl+[ 

⑤ 글자 크기 크게 : Ctrl+] 

⑥ 글자 서식 : Ctrl+T 

⑦ 대/소문자 변경 : Shift+F3






직장인 문서작성 TIP! 파워포인트 '정렬' 단축키


문서를 작성하다 보면 기준점을 잃고 흩어져 있는 글자와 이미지(그림)를 발견할 수 있습니다. 이것을 한 번에 정렬하는 작업 역시 파워포인트 단축키를 활용하면 보다 빨리 완료할 수 있습니다.


Ctrl 키를 누르고 마우스를 활용해 정렬해야 하는 개체(글자 또는 그림)들을 모두 선택한 후 다시 Ctrl 키와 알파벳 J, L, E, R 등을 함께 눌러 원하는 방향으로 정렬하면 됩니다. 이때 만약 기준점이 필요하다면 눈금선과 안내선을 먼저 표시하는 것도 좋은데요. Shift 또는 Alt 키와 F9 키가 만나면 임의의 선을 만들 수 있습니다. 모든 작업을 완료한 후 다시 한번 정렬을 체크해야 할 때 활용해도 좋습니다.




▦ 파워포인트 정렬 단축키


① 양쪽 정렬 : Ctrl+J 

② 왼쪽 정렬 : Ctrl+L 

③ 가운데 정렬 : Ctrl+E 

④ 오른쪽 정렬 : Ctrl+R 

⑤ 눈금선 표시/숨기기 : Shift+F9 

⑥ 안내선 표시/숨기기 : Alt+F9 






직장인 문서작성 TIP! 파워포인트 '개체 서식' 단축키


이번에 소개하는 파워포인트 단축키는 모든 문서 작성용 프로그램에 활용할 수 있는 것으로 2~3번의 단계를 거쳐 실행해야 하는 작업을 한번에 처리할 수 있는 팁입니다. 


먼저 복사(Ctrl+C), 붙여넣기(Ctrl+V) 단축키는 다들 잘 알고 있죠? 이 작업을 한번에 실행할 수 있는 단축키가 있는데, 마지막 작업을 여러 번 반복해야 할 때 복사/붙여넣기 대신 Ctrl+D를 활용하면 단계를 단축해 시간을 절약할 수 있습니다.  


파워포인트는 여러 개체를 하나로 묶는 ‘그룹화’ 기능을 제공하는데, 이 작업 역시 단축키를 활용하면 간편합니다. 원하는 개체를 모두 클릭하고 Ctrl+G를 누르면 그룹으로 묶이고, 여기에 Shift를 추가하면 해체됩니다.




▦ 파워포인트 개체 서식 단축키


① 복제 : Ctrl+D 

② 복사 : Ctrl+C 

③ 붙여넣기 : Ctrl+V 

④ 잘라내기 : Ctrl+X 

⑤ 전체선택 : Ctrl+A 

⑥ 그룹화/해제 : Ctrl+G / Ctrl+Shift+G 






직장인 문서작성 TIP! 파워포인트 '실행 작업' 단축키


문서 작성에 반드시 필요한 단축키하면 ‘저장’을 빼놓을 수 없습니다. 우리는 혹시 모를 상황을 대비해 매 순간 수시로 저장하는 습관을 가져야 하는데, 이때 번거로운 클릭 대신 Ctrl+S를 활용해 보세요.  


이어서 소개하는 작업도 중요합니다. 문서 작성이 마무리가 되면 마지막 단계로 F7 키를 눌러 맞춤법 검사를 진행해 보세요. 띄어쓰기, 오타 등을 찾아주고 변경 가능한 알맞은 텍스트도 함께 제공해 바로 수정할 수 있습니다. 




▦  파워포인트 실행 작업 단축키


① 저장 : Ctrl+S 

② 다른이름으로 저장 : F12 

③ 실행 취소 : Ctrl+Z 

④ 다시 실행 : Ctrl+Y 

⑤ 글자 찾아서 바꾸기 : Ctrl+H 

⑥ 맞춤법 검사 : F7 

⑦ 찾기 : Ctrl+F 






직장인 문서작성 TIP! 파워포인트 '슬라이드 쇼' 단축키


문서 작성을 완료하고 본격적인 프레젠테이션(PT)을 진행할 때도 단축키 사용을 추천합니다. 불필요한 절차를 생략하고 움직임을 최소화 할 수 있어 전문성을 표현하는데도 효과적입니다. 


발표를 시작할 때는 F5를 눌러 슬라이드 쇼를 시작하고, 해제를 원할 때는 키보드 왼쪽 상단에 위치한 ESC 키를 누르면 됩니다. 슬라이드 쇼에서 빠져나온 직후의 페이지부터 다시 발표를 시작한다면 Shift+F5를 누르면 됩니다. 


ESC 키를 눌러 슬라이드 쇼를 해제하는 것도 좋지만 화면을 일시적으로 숨길 수도 있습니다. 슬라이드 쇼가 진행 중인 화면에서 발표 내용을 검정색으로 숨기고 싶다면 알파벳B 또는 마침표(.)를, 흰색을 원한다면 W 또는 쉼표(,)를 누르면 됩니다. 




▦  파워포인트 슬라이드 쇼 단축키


① 쇼 보기 : F5 

② 현재페이지부터 시작 : Shift+F5 

③ 다음 페이지 : Enter / 오른쪽 방향키

 ④ 이전 페이지 : 위쪽 방향키 / 왼쪽 방향키 

⑤ 쇼 보기 해제 : ESC 

⑥ 화면 숨기기 : 검은화면 B / 흰화면 W






업무를 처리함에 있어 정확도만큼 중요한 것이 속도입니다. 작성해야 할 문서의 양이 많고 기한이 얼마 남지 않은 촉박한 상황이라면 더욱 그렇죠. 이때 2~3번의 클릭으로 해결해야 할 작업들을 키보드만을 활용해 완료하면 꽤 많은 시간을 단축할 수 있습니다. 그럼 오늘부터 파워포인트 단축키 사용을 생활화 해보세요! 



댓글을 달아 주세요