코로나19가 장기화됨에 따라 회사가 아닌 집에서 업무를 처리하는 재택 근무자들이 늘고 있습니다. 집에서 일할 때 회사와 동일한 노트북으로 업무 하는 것이 가장 편리하지만 회사에서 데스크탑을 사용하는 경우도 있고 보안상의 이유로 노트북을 집에 가져가지 못하는 경우도 있는데요. 어떻게 하면 회사와 동일한 환경 속에서 업무를 할 수 있을까요? 


오늘 준비한 ‘오피스 뽀개기’는 업무용 이메일로 주로 사용하는 마이크로소프트의 ‘아웃룩(Outlook)’ 활용법에 대한 내용인데요. 재택근무 시 유용한 아웃룩 메일 연동, 아웃룩 메일 백업 등의 사용법을 알아볼 예정이니 집중해 주세요. 



아웃룩 활용TIP! 개인 이메일과 아웃룩 메일 연동 


대부분의 직장인은 1인당 2~3개의 이메일 계정을 가지고 있는데요. 일반적으로는 회사용과 개인용을 구분해 사용하고 있지만 최근에는 재택근무가 일상화되면서 아웃룩 메일을 연동하는 경우도 늘고 있습니다. 보안, 파일 저장 및 전송의 문제, 시공간의 제약 등을 해결하기 위해 언제 어디서든 그리고 무엇이든 주고받을 수 있도록 하기 위함인데요. 


업무용 이메일인 아웃룩은 네이버와 다음, 구글 등의 포털사이트 이메일과 연동해 사용할 수 있습니다. 아웃룩 메일 연동 기능을 통해 회사 안팎에서 주고받은 전체 메일을 집에서도 한 번에 확인하고 관리해 보세요. 



▦ 개인 이메일과 아웃룩 이메일 연동 방법 

1. 네이버 이메일 로그인 > 환경설정 > [POP3/IMAP] 탭 > 정보 입력 

2. 아웃룩 이메일 로그인 > [파일] > [정보] > [계정추가] 

3. [수동으로 서버 설정 또는 추가 서버 유형 구성(M)] > [인터넷 전자 메일] 클릭 

4. 기본 정보 입력 (+계정유형: POP3 / 받는메일서버: pop.naver.com / 보내는메일서버: smtp.naver.com) 

5. [기타설정] > [보내는 메일서버] > [받는 메일 서버와 동일한 설정 사용] 

6. 바로 옆 [고급] 클릭 (+받는메일서버: 995 / 보내는메일서버: 465 / 암호화된 다음 연결 방식 사용: SSL)

7. [계정 설정 테스트] 실시 




아웃룩 활용TIP! 아웃룩 메일 백업 


회사를 벗어난 곳에서 메일과 파일을 주고받으면 바이러스 감염 등에 쉽게 노출될 수 있습니다. 또 재택근무 시 사용하는 컴퓨터가 고장 또는 변경 될 수도 있고 용량이 초과해 상대가 전송한 메일을 받지 못할 수도 있으며 맡은 업무 변경 또는 퇴사 등의 이유로 인수인계 파일이 필요한 경우도 있습니다. 이럴 때를 대비해 이메일 내 각종 파일들을 틈틈이 백업해 두는 것이 중요한데요. 


중요 파일을 별도로 보관하는 것처럼 아웃룩 메일 백업 기능을 통해 데이터 파일을 보관할 수 있습니다. 물론 아웃룩 메일 백업 파일을 복구하는 작업도 가능합니다. 아래 방법을 따라서 직접 설정해 보세요. 



▦ 아웃룩 메일 백업 방법 

1. [파일] > [가져오기/내보내기] 클릭 

2. [내보내기 – 파일] 선택 > 다음 클릭 

3. [개인 폴더 파일 (.pst) 선택 > 다음 클릭 

4. [하위 폴더 포함] 선택 > 다음 클릭 

5. [찾아보기]를 활용해 파일을 저장할 곳 지정 > 첫 번째 옵션 선택 > 마침 클릭 

6. 암호 설정 


* 아래 신도리코에서 다뤘던 기존 콘텐츠도 참고해보세요! 

→ 간단 명료한 마이크로소프트 '아웃룩' 메일 백업 설명서


▦ 아웃룩 메일 백업 파일 복구 방법 

1. [파일] > [가져오기/내보내기] 클릭 

2. [가져오기 – 다른 프로그램이나 파일] 선택 > 다음 클릭 

3. [개인 폴더 파일 (.pst) 선택 > 다음 클릭 

4. 백업한 파일을 찾아 열기 

5. 원하는 옵션을 선택 > 다음 클릭 

6. [하위 폴더 포함] 선택 > 마침 클릭 

7. 아웃룩 상단메뉴바 [보내기/받기] 클릭 > 복구 확인 




아웃룩 활용TIP! 이메일 서명 등록 


이메일을 주고받을 때는 시작과 끝이 중요합니다. 특히 마지막 인사와 함께 메일 하단에 자신의 정체를 밝히는 서명을 제작해 넣는 것이 좋은데요. 전자명함의 일종인 ‘아웃룩 서명’ 란에는 회사명, 이름, 직함, 연락처 등을 기재할 수 있습니다. 우리는 이 서비스를 통해 메일 내용에 대한 신뢰, 활발한 커뮤니케이션(빠른 회신) 등을 기대할 수 있죠. 



▦ 아웃룩 서명 등록 방법 

1. 파일 > 옵션 > 메일 > 서명 

2. 서명 및 편지지 > 새로만들기 > 정보 기입(회사명, 이름, 직함, 이메일, 연락처, 팩스번호 등) 

3. 이미지 첨부 가능(아이콘 클릭) → 대부분 회사 로고 삽입 

4. 기본 서명 선택 > 새 메시지, 회신/전달 등에 서명 




지금까지 소개한 서비스 외에도 아웃룩에서는 일 처리를 빠르게 돕는 기능들이 있습니다. 중요도(깃발 색상 활용)를 설정해 주고받은 메일의 첫 줄만 봐도 업무의 경중과 일정을 관리를 할 수 있고 수신 확인 및 회수를 할 수도 있죠. 



▦ 아웃룩 기타 기능 모음 

- 메일 중요도 설정: 플래그 지정, 중요도 높음 표시 기능 활용 

- 수신 확인 설정: 파일 > 추적 > 필요한 옵션 선택 

- 이메일 회수: 보낸편지함 > 회수할 메일 더블 클릭 > 동작 > 메시지 회수 

- 중복 이메일 정리: 상단메뉴바 홈 클릭 > 정리 > 필요한 옵션 선택 

- 부재중 회신 기능: 파일 > 정보 > 자동회신(부재중) 




‘오피스 뽀개기’ 네 번째 시간에서는 ‘아웃룩’ 기능들을 살펴보았습니다. 재택근무 중이라면 아웃룩 메일 연동을 통해 이메일부터 사용하기 편하도록 세팅해 보세요. 그리고 여러 기능들을 활용해 업무 효율을 최상으로 끌어 올려 보시기 바랍니다. 

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