안녕하세요 IT 전문 블로거 뮤트입니다. 코로나19로 인해 갑작스럽게 재택근무를 시행하게 된 기업들이 늘어나면서 업무와 커뮤니케이션을 원활하게 도와주는 ‘협업 툴’을 이용하는 분들도 늘어났는데요. 하지만 막상 어떤 협업 툴을 쓸지 고민을 하다 보면 비교할 사양이 많아 머리가 아파지기도 합니다. 오늘은 이런 고민을 하고 계시는 분들을 위해 실제로 제가 일상에서 사용하고 있는 효율적이고 스마트한 협업 툴, 플로우(FLOW)를 리뷰해보겠습니다.  

 

협업 툴이란?

 

흔히 협업 툴(협업 도구)이라고 부르고 있는 이것은 업무용 플랫폼 중 하나입니다. 정확한 명칭은 팀 커뮤니케이션 툴(Team Communication Tool)이라고 칭합니다. 이는 소프트웨어형 클라우드를 통해 특정 집단의 업무, 일정, 파일공유와 역할 분담, 프로젝트 등을 할 수 있는 플랫폼을 의미하는데요. 특히 최근 코로나19 시국으로 인해 비 대면 업무의 중요성이 커지면서 협업 툴의 수요도 크게 늘었습니다.

 

협업 툴이 중요해진 이유는 특정 업무를 비대면으로 수행하다 보면 ‘소통’의 중요성이 더욱 절실하게 느껴 지기 때문인데요. 협업 툴을 활용하면 각 구성원들을 필요한 업무에 적절히 배치하고 의견을 서로 공유함으로써 프로젝트의 효율적인 수행과 완성에 이르기까지 큰 도움을 얻을 수 있습니다.

 

컴퓨터나 통신 서비스가 발달되기 이전에는 대면 회의 등 오프라인 방식의 커뮤니케이션을 주로 했지만, 이메일이 가능해지면서 직접 얼굴을 보면서 진행하는 회의는 줄어들고 메일을 통해 업무 공유나 소통을 하는 경우가 더 많아 지기 시작했습니다. 또 최근에는 사내 메신저나 SNS를 통해서도 업무를 하는 등 업무 환경은 시대에 따라서 점차 발전해오고 있습니다. 하지만 SNS나 메일은 소통의 역할일 뿐 업무를 위한 도구가 아니기 때문에 ‘업무용 플랫폼’이 새롭게 등장했고 점점 더 활성화되고 있습니다.

 

대표적으로 ‘구글 워크스페이스’, ‘노션’, ‘플로우’ 등이 등장했습니다. 이런 플랫폼들은 대체로 비슷한 기능을 담고 있는데, 필자는 이전부터 ‘플로우’를 사용하고 있었기에 써 본 만큼 잘 알고 있는 ‘플로우’에 집중해 설명하고자 합니다.  

 

업무용 플랫폼, 플로우(Flow)

 

▲출처 : 플로우 공식 홈페이지

 

‘플로우(Flow)’는 2016년 처음으로 정식 런칭 되었습니다. 2018년 JTBC 도입을 시작으로 2019년에 처음 유료화가 되어 500개가 넘는 다양한 기업에서 도입했습니다.

 

장점 1. 30일간의 무료 테스트 기간

 

먼저, 플로우의 가장 큰 장점은 30일간의 무료로 테스트 기간을 제공한다는 점입니다. 대부분의 협업 툴은 유료로 이용이 가능하기 때문에 기능을 잘 모르는 상태로 가입을 하기는 실제 사용하는 유저 입장에서 망설여질 수 있습니다. 이를 위해 플로우는 30일 동안 결제 등록 없이 무료로 체험할 수 있는 기간을 제공합니다. 체험 기간 동안에는 모든 기능을 사용해볼 수 있습니다. 바로 업무에 도입해 사용하기에 앞서 먼저 협업 툴의 개념이 궁금하거나 자신에게 맞는지 테스트가 필요하신 분들은 플로우 테스트 기간으로 협업 툴에 입문하는 것을 추천 드립니다.

 

장점 2. 합리적인 가격

 

▲출처 : 플로우 공식 홈페이지

 

플로우의 요금 옵션은 2가지가 있습니다. 월 5,000원으로 계정 당 20GB의 용량을 제공하는 ‘비즈니스 베이직’과 같은 조건으로 계정 당 50GB의 용량과 업그레이드된 보안을 제공하는 월 7,000원의 ‘비즈니스 프로’가 있습니다. 월 5,000원 정도의 가격으로 프로젝트 협업, 메신저, 일정 공유, 화상회의 기능을 제공하기 때문에 기능 대비 합리적이라고 생각합니다.

 

장점 3. ‘디지털 워크스페이스’ 실현

 

▲출처 : IOS 앱 스토어

 

▲출처 : IOS 앱 스토어

 

필자가 플로우가 다른 플랫폼보다 낫다고 생각하는 이유는 PC와 모바일 모두 호환해 사용할 수 있고, 단순히 업무를 위한 클라우드의 개념을 넘어 메신저로도 활용할 수 있기 때문입니다. 이러한 기능을 ‘디지털 워크스페이스’라고 하는데요.

 

코로나 팬데믹 상황이 종료되더라도 많은 기업들이 재택근무를 영구 도입하고 원격, 유연 근무 등의 하이브리드 업무 환경을 구축해 나갈 것이라고 조사되기도 했습니다.

 

이런 하이브리드 업무 환경을 위해 디지털 워크스페이스 구축이 필수적인데요. 재택 근무나 유연 근무 정착에 앞서 안전한 업무와 빠른 고객 응대 등 빠르게 변화하고 다양해지고 있는 환경에 유연하게 대처할 수 있도록 하는 것이지요.

 

플로우와 같은 협업 툴은 기존에는 대면으로 처리해야만 했던 업무를 이제는 공간 제한없이 온라인에서도 수행할 수 있도록 도와줍니다. 또한 단순히 PC에서만 가능했던 것들도 태블릿, Android OS, iOS 등 다양한 운영체제에서 수행할 수 있게 환경을 제공해줍니다.

 

 

플로우의 기본 기능을 알아보자!

 

앞서 설명 드린 것처럼 플로우에서는 업무와 관련된 모든 일을 할 수 있습니다. 그리고 어느 프로젝트에 포함만 되어 있다면 플로우를 활용해 사내 그룹웨어를 쓸 수 있다는 장점이 있습니다. 보다 더 쉽게 이해할 수 있도록 한 가지 사례를 들어 볼까요? 재택근무를 하고 있는 A 씨의 일과를 살펴본다고 가정하겠습니다.

 

재택근무 시 ‘출 퇴근 관리’ 기능

 

▲출처 : 플로우 공식 홈페이지

 

A씨는 이른 아침 커피 한 잔과 함께 출근합니다. 잠옷차림으로 컴퓨터를 켠 뒤, 플로우로 접속해서 출근 버튼을 눌러주면 따로 보고할 필요 없이 집에서도 출/퇴근을 쉽게 관리할 수 있습니다.

 

 

업무 일정 관리 및 파일 공유 기능

 

 

▲업무 공유 예시 화면

 

일정 공유 예시 화면

 

A씨는 출근 후 먼저 팀원들의 업무를 확인하고 본인의 업무 계획을 공유합니다. 플로우 안에서는 계획표부터 일정, 파일, 사진 등을 공유할 수 있는데요. 사내 직원 외에도 협력 직원이나 바이어 등을 초대하여 접속 권한을 부여할 수도 있으며 링크나 카카오톡, 문자 등으로도 초대장 전송이 가능하기 때문에 커뮤니케이션을 위해 다른 플랫폼으로 이러 저리 움직이면서 번거롭게 공유하지 않아도 됩니다.

 

 

간편한 ‘긴급 업무 요청’ 기능

 

▲업무 요청 시 예시 화면

 

▲업무 요청 완료 시 예시 화면

 

A씨에게 박팀장님으로부터 중요한 업무 건이 와있습니다. 플로우에서는 긴급한 업무의 경우 표기가 되어 업무의 중요도에 따라 우선 순위를 매겨서 효율적으로 업무 스케쥴을 짤 수 있습니다.

 

또한 업무 진행 사항을 바로 표기할 수 있는 “오류”, “보류”, “진행” 그리고 “피드백” 버튼이 함께 배치되어 있어 클릭 한번으로 일일이 공유할 필요없이 간편하게 팀원들에게 알릴 수 있습니다.

 

 

연락처가 없어도 OK. 플로우 메신저 기능으로 바로 ‘수정 요청’ 및 ‘데이터 찾기’ 가능

 

 

A씨는 다른 업무를 수행하다 보니 부하직원 B씨의 데이터가 잘못된 것을 확인했습니다. 이때 1대 1 채팅 기능으로 부하직원 B씨에게 바로 수정 요청하고 나서 예전에 비슷하게 처리했던 데이터가 있다는 사실을 떠올렸습니다. 만약 사무실 PC였다면 바로 찾아내기는 어렵고 시간이 소요되겠지만 플로우에서는 히스토리 방식으로 수행한 업무들의 구분이 되어 있어 마치 도서관에서 책을 찾는 것처럼 쉽게 볼 수 있습니다.

 

이런 플로우 만의 데이터 보관 방식 덕분에 부하직원 B씨도 빠르게 찾은 예전 데이터로 보다 빠른 수정이 가능하고 A씨도 자료를 찾는데 많은 시간을 소모할 필요가 없어졌습니다.

 

 

보안이 중요한 프로젝트도 플로우로 걱정 없이 개설 가능

 

▲신규 프로젝트 개설 화면

 

▲프로젝트 참여자 초대

 

▲다양한 방법으로 참여자 초대 가능

 

A씨는 신규 프로젝트에 참여하게 되어 작업자들끼리 파트너쉽 방을 새로 만들었습니다. A씨가 참여한 프로젝트는 회사 내에서도 대외비인 터라, 외부로 자료가 새어 나가면 안 되는데요. 하지만 플로우가 있으니 걱정할 필요 없습니다.

 

플로우는 회사의 모든 직원이 쓰는 플랫폼이지만, 이 안에서도 작업에 참여한 구성원들만 볼 수 있는 프로젝트를 생성할 수 있기 때문입니다. 이 덕분에 프로젝트 방의 모든 데이터는 오직 허가된 사람만 열람할 수 있도록 권한을 부여할 수 있습니다. 또 각자 개별적인 공간에서도 세부 업무 플랜을 확인할 수 있고, 누가 무엇을 담당하는지도 구분이 되므로 굳이 대면하지 않아도 해야 할 업무가 무엇인지 명확하게 파악할 수 있습니다.

 

그리고 해당 프로젝트 내에 있는 사람에게 업무요청, 파일전송, 업무명령 등이 가능합니다. 상대의 업무 진행 가능 여부, 현재 작업량 등을 알려줄 수 있어 상호 간 발 빠른 피드백을 전달할 수 있습니다.

 

또한 보통 사내 인트라넷에는 보안상의 문제로 회사 내에서만 접속이 가능하도록 되어 있었다면 플로우 안에서 만들어진 프로젝트는 회사 밖에서도 태블릿이나 스마트폰으로 편리하게 접속할 수 있는 장점도 있습니다.

 

이렇게 플로우 안에서 여러 가지 업무를 미션처럼 수행해 나가니 업무의 능률도 오르고 불필요한 시간 소비도 없어 업무를 빠르고 효율적으로 완수할 수 있습니다.

 

 

편리한 ‘공지’ 기능

 

▲사내 전체 중요 공지 전달 화면

 

▲일정 공지 화면

 

팀의 막내인 B씨는 매주 팀의 주간 회의 일정을 관리하곤 하는데요. 참석자들에게 일일이 메시지를 보내지 않아도 플로우 안에 있는 일정 공유 기능만으로 편리하게 화상 회의 공지를 팀원들에게 공유할 수 있습니다.

 

업무 자동화가 익숙하지 않은 기업 입장에서는 플로우 등 업무 툴을 통해 업무를 진행한다는 것이 대면 보고처럼 눈으로 확인할 수 없기에 처음에는 걱정이 많을 수 있습니다. 하지만 업무의 누락이나 차질없이 수행되고 오히려 프로젝트가 진행되는 것을 한 눈에 확인할 수 있다는 것을 경험하게 된다면 편리하게 사용할 수 있을 것이라고 생각합니다.

 

이번 리뷰를 통해서 많은 직장인분들이 플로우와 같은 협업 툴을 활용해 맡은 업무를 능동적이고 효율적으로 수행해 보시 길 바랍니다. 사용하기 전과 비교해 이전보다 더 큰 업무의 시너지 효과를 만들어 내실 수 있을 거라 생각합니다!

 

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해당 필진 콘텐츠를 신도리코 기업 블로그의 공식적인 의견과 다를 수 있습니다.

 

 

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