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기획 연재

시간에 쫓겨 허둥지둥하는 당신을 위한 묘책

안녕하세요, 신대리입니다.


직장에서 일을 하다 보면 하루 종일 바쁘게 보냈는데 업무는 생각보다 진행이 안 됐다고 느낄 때가 있습니다. 특히 업무가 몰려들 때는 한가했던 어제의 시간을 끌어다 쓰고 싶다는 생각이 간절해집니다. 이럴 때는 나의 시간관리 습관을 되돌아 볼 필요가 있습니다.





시간 관리는 돈 관리와 비슷합니다. 재테크를 할 때, 나의 자산과 부채를 객관적으로 파악하고 불필요한 지출을 줄이려 노력하며 가계부를 이용하여 효과적으로 관리하지요. 이처럼 시간 관리에서도 내가 시간을 효율적으로 사용하고 있는지, 혹시 낭비하는 시간이 있는지 확인하는 과정이 필요합니다. 여기에 효율적인 관리 도구를 활용한다면 저축 이자를 받듯이, 늘어나는 여유 시간을 느낄 수 있을 것입니다.


재테크처럼 관리하는 시간관리, 時테크! 그 비책을 자세히 알아보겠습니다. ^^ 



시간 가계부로 시간 씀씀이 파악


경영학자 피터 드러커는 기업을 경영하듯 개인도 자신의 시간을 경영해야 한다며 ‘시간 경영을 위한 기록•관리•통합의 3단계’를 제시했습니다. 특히 그는 첫 번째 단추를 잘 꿰어야 나머지 일도 술술 풀린다며 기록 단계를 강조했습니다.


기록 단계는 시간을 어떻게 사용하고 있는지 패턴을 파악하는 과정으로, 할 일과 하지 말아야 할 일을 구분하는 중요한 단계입니다. 시간을 기록하는 방법엔 여러 가지가 있지만 가장 효과적인 방법은 ‘시간 가계부’를 쓰는 것입니다. 시간 가계부를 쓰면 그때마다 한 일을 정리해보며 하루에 할 수 있는 일의 양을 점검하고 24시간을 어디에, 어떻게 소비하고 있는지 객관적으로 알 수 있습니다. 바쁠수록, 시간이 부족하다고 느낄수록 꼭 필요한 작업입니다.


시간 가계부 작성 1단계는 24시간 중 고정된 시간, 즉 수면, 식사, 출퇴근, 업무 등에 소요되는 시간을 고정적으로 놓는 것입니다. 이후 고정적 시간에 소요되는 시간을 기록해보고, 여가 시간과 같은 유동적 시간을 빈 공간에 끼워 넣으면 됩니다.



몰입을 저해하는 요소 차단하기





불필요한 일에는 두 가지 유형이 있습니다. 바로 ‘방해’와 ‘효과적이지 않은 일’입니다. 방해에는 업무 중 걸려오는 받기 싫은 전화, 혹은 갑작스러운 부탁 등이 해당됩니다. 이렇게 예측하지 못한 일이 생기면 하고 있던 일이 틀어지기도, 심지어 하루 계획이 다 엉켜버리기도 합니다. 몰입을 저해하는 요소를 통제해야 집중하는 시간을 만들어낼 수 있습니다.


따라서 주로 언제, 어떤 방해를 받는지 먼저 파악하고 대처 방법을 마련하는 것이 필요합니다. 예를 들어 오후에 전화가 많이 걸려와 업무 집중이 힘든 편이라면 중요한 업무는 오전에 몰아서 하는 게 좋습니다. 효과적이지 않은 일 역시 분리수거해야 할 시간에 속합니다. 만약 나의 목표와 전혀 상관없는 일이 주어졌다면 일을 과감히 거절하거나 다른 사람에게 위임할 줄 아는 용기가 필요합니다.



스마트한 도구의 힘을 빌려라


인간과 동물의 가장 큰 차이점은 무엇일까요? 그것은 바로 인간에겐 도구 활용 능력이 있다는 것입니다. 빗자루 같은 도구를 활용하면 청소도 금방 끝낼 수 있는 것처럼 시간을 절약하는 데도 도구를 활용하면 효과적이지요. 지금부터 시간 절약을 돕는 똑 소리 나는 도구를 소개합니다.^^





플래너


일본의 유명한 선술집 체인점의 CEO 와타나베 미키의 성공비법은 ‘플래너’에 있었습니다. 하루를 시작할 때 포스트잇 한 장에 그날 꼭 실천할 것을 적어 눈에 잘 보이는 곳에 붙여두었던 것이 포인트입니다. 계획과 실천을 수년 동안 부지런히 실천한 결과 20여 개 지점을 거느린 CEO가 됐습니다. 하나라도 제대로 실천하는 게 와타나베 미키의 성공적인 시간 관리 노하우라고 합니다.


타이머


타이머를 돌리는 행위 자체도 업무를 준비하는 마음가짐에 도움이 됩니다. 또 째깍거리는 소리는 처음엔 거슬릴지 몰라도 적응이 되면 연상 작용 때문에 그 소리만 들어도 자동적으로 집중하게 되는 효과가 있습니다.





하루 24시간은 정해져 있지만 어떻게 활용하느냐에 따라 더 여유롭게 보낼 수도, 더 촉박하게 보낼 수도 있습니다. 재테크에서 중요한 것이 투자에 대한 관심과 실천이라고 합니다. 時테크도 마찬가지 아닐까요? 효율적인 시간관리에 꾸준히 관심을 갖고 좋은 습관을 만들려 노력한다면 여러분의 업무시간에 여유가 늘어날 것입니다. 위에서 다룬 時테크 방법들을 활용하여 모두 시간관리의 달인이 되시길 바랍니다.^^