직장인 시테크, 한 방에 통과하는 보고서 작성법

안녕하세요, 신도리코 신대리입니다.

직장인이 가장 어려워하는 것 중 하나는 바로 보고서 작성입니다. 어떻게 작성해야 할지 몰라 썼다 지웠다를 반복하곤 하죠. 때때로 방향을 잘못 잡아 ‘다시!’라는 상사의 불호령을 듣기도 합니다.

이렇듯 분명한 목적과 타깃이 없는 보고서는 재작성이라는 시간낭비를 부릅니다. 그렇다면 목적과 타깃이 분명한 보고서, 메시지의 맥락이 뚜렷한 보고서를 작성하는 방법은 무엇일까요? 한 번에 통과하는 보고서 작성법으로 상사의 칭찬과 시간절약이라는 두 마리 토끼를 잡아봅시다.

보고서를 어떻게 시작할 지 막막하다면, 개요를 작성하세요!

직장인, 특히 신입사원을 보면 파워포인트나 워드를 켜놓고 멍하게 앉아 있는 모습을 종종 볼 수 있습니다. 이는 보고서의 ‘가장 본질적인 부분’을 생각해보지 않았기 때문입니다. 만약 집들이 때문에 음식을 장만해야 한다고 가정해봅시다. 가장 먼저 해야 할 일은 무엇일까요? 바로 손님들의 취향에 맞는 메뉴를 정한 뒤 식자재 리스트를 작성하는 것이죠.

보고서 역시 마찬가지입니다. 작성 전에 이 보고서를 읽는 상사는 안건에 대해서는 얼마나 알고 있는지, 보고서를 통해 무엇을 보여주고 싶은지 등과 같은 기본적인 사항을 충분히 고민해야 합니다.

기본적인 사항을 머리 속으로 정리했다면 이젠 전체를 어떻게 구성해야 할지 개요를 작성해보세요. 보고서 전체의 흐름을 알게 돼 글쓰기가 한결 쉬워집니다. 개요를 바탕으로 글쓰기를 시작한다면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 구성 면에서도 우수한 보고서를 작성할 수 있을 거예요.

메시지가 잘 전달되는 보고서, 인과 관계가 명확하게!

상대방을 설득하거나 구체적인 행동을 바라는 비즈니스 보고서일수록 정확한 메시지 전달이 중요합니다. 정확한 메시지는 타당한 근거와 주장에서 출발하는데요. 생각보다 많은 직장인들이 보고서를 작성할 때 충분한 근거 없이 주장만 하거나, 상황 설명만 늘어놓습니다. 근거 없는 주장은 상사들로부터 ‘왜?’라는 질문을, 주장 없는 상황설명은 ‘그래서?’라는 반박을 듣게 되죠.

보고서에 메시지가 충분히 전달되고 있는지 알고 싶다면 주장과 근거의 인과관계를 생각하며 A와 B가 ‘때문에’라는 말로 잘 이어지는지 확인해보세요. 예를 들어 고객의 재구매율이 20%에 미치지 않는다면, 인지도 향상을 위한 방안을 제시하는 것보다 쿠폰을 증정하거나 각종 행사를 유치하자고 제안하는 것이 더 바람직할 것입니다.

또한 작성한 보고서를 제 3자의 시각에서 객관적으로 바라보는 연습을 해 보세요. 나 스스로도 설득이 되는지, 메시지가 잘 이해되는지 확인하는 과정은 결과적으로 보고서를 작성하는 시간을 절약하는 팁이 될 것입니다.

임팩트 있는 보고서, 메시지를 시각화하세요!

우리의 뇌는 메시지보다 이미지를 더 잘 기억한다고 하는데요. 보고서에 대한 상사의 빠른 이해를 돕고 싶다면 메시지를 이미지화할 수 있는 표나 그래프, 차트 등의 ‘비주얼 오브젝트’를 활용해보세요. 강조하고 싶은 내용이 있다면 메시지의 성격에 따라 점선의 모양, 굵기 등을 달리하면 좋습니다.

또한, 메시지를 구체화한 일러스트나 일목요연한 컬러링(coloring)도 도움이 됩니다. 만약 파워포인트로 보고서를 작성한다면 메시지의 성격이나 스토리에 따라 알맞은 애니메이션 효과를 줘도 좋겠죠? 그러나 이 모든 것은 메시지의 질이 탄탄할 때 비로소 가능하다는 것, 꼭 기억하세요!

신대리도 멋진 보고서로 오늘 부장님께 칭찬받고 싶네요^^ 우리 모두 회사에 꼭 필요한 인재가 돼요!

※ 참고 서적 │ 시미즈 구미코 저, 박재현 역, 「보고서 잘쓰는 법」, 21세기 북스, 2013

▲ 출처: 블로그 친절한 혜강씨 (http://leehyekang.blog.me/)

파워포인트 보고서를 주로 작성한다면 참고할만한 블로그를 알려드릴게요. 파워포인트 전문 블로그 ‘친절한 혜강씨’(http://leehyekang.blog.me/)는 쉽게 따라 할 수 있는 파워포인트 기술을 알려줍니다. 임팩트 있는 보고서를 작성하고 싶다면 파워블로거 ‘혜강’이 가르쳐주는 팁을 활용해보세요.

마지막으로 보고서를 작성할 때는 명확한 단어를 사용해야 합니다. 보고서는 업무의 성과나 전략을 객관적으로 표현해야 하기 때문입니다. 보고서 작성에서 사용하지 말아야 할 애매한 단어는 다음과 같습니다.

TIP. 보고서에서 지양해야 하는 애매한 단어들   형용사&부사 최적의/대단한/귀중한/매력적인/표준의   동사 검토하다/선처하다/지원하다/서포트하다   명사 가시화/○○력 (학습력, 제안력 등)   영어 프로페셔널/글로벌/가버넌스 예) 귀사에 최적의 솔루션 도입을 지원합니다.

보고서는 업무 커뮤니케이션 핵심입니다. 보고서를 잘 작성한다면 나의 시간을 절약할 뿐만 아니라 상사의 시간도 절약해줄 수 있죠. 명확한 보고서 작성법을 참조해 ‘직장의 신’으로 거듭나길 바랍니다!