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LIFE/직장노하우

<직장인 파워포인트> 파워포인트 발표 실수를 없애는 저장 팁

안녕하세요, 오피스 문서 제작 전문 파워블로거 <친절한 혜강씨>입니다. 


파워포인트로 만든 보고서 발표를 할 때 폰트나 이미지 등이 내가 의도했던 것과는 다르게 깨진 상태로 보였던 경우 한 번쯤 경험해봤을 것입니다. 혹은 보안을 위해 내가 만든 자료의 수정을 막는 방법을 고민하는 분들도 있을 텐데요.


이번 강좌에서는 어떤 컴퓨터에서도 파워포인트 보고서 구성이 최적화될 수 있고 무단 도용을 막을 수 있는 파워포인트 저장 방법을 소개합니다.






우선 파워포인트를 PDF로 저장하는 방법을 먼저 설명하겠습니다. PDF로 저장할 경우 사용하는 컴퓨터 폰트 상황에 관계없이 내가 구성했던 화면 그대로를 화면에 보여주거나 인쇄할 수 있습니다.






먼저 [파일]-[다른 이름으로 저장]을 선택합니다. 파일의 위치를 정하고, [파일 형식]을 'PDF'로 선택한 후 [저장]을 클릭합니다.






내가 만든 파일이 간단하게 PDF로 변한 것을 알 수 있습니다. 다른 사람들이 쉽게 수정할 수 없는 형태로 변형됩니다.


반대로 PDF로 된 파일을 파워포인트로 쓰고 싶을 때가 있습니다. 별도의 프로그램, 사이트를 이용하면 PDF를 파워포인트로 변경할 수 있긴 하지만 파워포인트를 PDF로 만드는 것처럼 호환이 완벽하지는 않습니다.






그래도 변환하는 방법 중 가장 간단하기도 하고 변환하는 호환 완성도도 높은 사이트를 추천 드릴게요.  http://www.anypdftools.com/ 를 접속합니다.






1. Select the Convertor 에서 [PDF to PPT]를 선택합니다.


2. Select PDF To Convert 에서 [select Files to Upload]를 선택한 후 변환할 PDF를 업로드합니다. 이 때 주의 할 점은 파일명을 숫자 또는 영어로 바꾸시는 것이 좋습니다. 한글로 된 PDF 파일은 인식을 잘 못하는 경우가 있으므로 파일 이름만 바꿔주세요!


완료가 되었다면 [Convert]를 클릭합니다.






PDF가 PPT로 변환되며 완료 되면 해당 파일을 다운로드 받을 수 있습니다. 해당 파일을 클릭한 후 다운로드 합니다.






파일을 실행합니다. 아쉽게도 폰트는 완벽하게 호환이 되지는 않지만 텍스트를 바로 변경할 수 있는 형태로는 나타납니다. 도형도 완벽하지는 않지만 모양은 어느 정도 남긴 채 변경된 것을 확인할 수 있습니다.






내가 작성한 PDF 자료가 위와 같은 사이트를 통해 PPT로 변환되는 것을 막고 싶다면 그림으로 파워포인트를 만드는 방법을 추천합니다. 먼저 [파일]을 선택한 후 [다른 이름으로 저장]을 선택합니다.






[파일]의 형식을 'PowerPoint 그림 프레젠테이션'으로 선택한 후 [저장]을 클릭합니다.






그림 프레젠테이션으로 변경한 파일을 실행하면 아무런 차이점이 없어 보입니다. 






하지만 개체를 선택해보면 하나의 통 이미지로 된 것을 확인할 수 있습니다. 드래그하면 슬라이드가 하나의 이미지로 되어 이동이 됩니다.


이렇게 그림으로 프레젠테이션으로 변경할 경우 애니메이션은 포함할 수는 없지만 폰트부터 도형 등이 깨지지 않은 상태에서 깔끔하게 표현이 되고 다른 사람은 절대 원본 파일을 다시 얻을 수 없다는 장점이 있습니다.






다시 원본 파일로 돌아오겠습니다. 파워포인트를 만들다 보면 강조, 꾸밈을 위해서 특이한 폰트를 쓰기도 합니다. 이럴 때 매번 폰트를 챙겨가기도 번거롭다면 특이한 폰트를 깨지지 않는 형태로 바꿀 수 있습니다.






특이한 폰트로 적은 텍스트를 복사(Ctrl+C)한 후 붙여넣기(Ctrl+V)합니다. (ctrl)이라는 작은 메뉴가 생기게 되며 해당 메뉴를 클릭하여 [붙여넣기 옵션]을 '그림'으로 선택합니다.






특이한 폰트로 사용했던 '차트'라고 입력한 글자가 이제는 텍스트가 아닌 그림으로 변경되었기 때문에 폰트가 없다고 하더라도 깨질 위험이 없습니다. 단 향후 수정하고 싶을 때 해당 글자는 수정은 할 수 없겠지만 몇 번 쓰지 않은 폰트 때문에 별도로 챙겨가야 하는 번거로움은 줄일 수 있습니다.






PDF로 파일 변환을 하지 않더라도 특이한 폰트를 유지하는 방법에는 폰트(글꼴)을 저장하는 법도 있습니다. [파일]-[옵션]을 선택합니다.






[저장]에서 [파일의 글꼴 포함]을 체크합니다. '프레젠테이션에 사용되는 문자만 포함'을 선택할 시 폰트를 별도로 챙겨가지 않아도 글꼴이 깨지지 않습니다. 단 수정을 하기 위해서는 글꼴을 제거해야 하기 때문에 수정할 내용이 있다면 폰트를 챙겨가야 합니다.


'모든 문자 포함'을 선택하면 폰트가 없어도 수정할 수 있습니다. 단 파워포인트에서 사용된 문자만 포함을 하기 때문에 예를 들어 파워포인트에서 "아"라는 글자를 쓴 적이 없다면 "아"라고 수정하면 해당 글자만 깨지는 현상이 나타납니다. 따라서 완벽하게 수정하고 싶다면 해당 폰트는 별도로 챙기는 것이 좋습니다.


공들여 만든 발표 자료가 폰트 때문에 깨져서 보인다면 정말 속상하겠죠? 파워포인트 저장 팁을 잘 익혀서 마무리까지 완벽한 직장인으로 거듭나길 바랍니다.



  • 필진 소개<친절한 혜강씨> 

    가치 있는 정보를 쉽고 재미있게 디자인하여 공유하는 콘텐츠 디자이너. 파워포인트, 엑셀 등 문서 제작 프로그램 관련 블로그 운영하며 기업 및 대학 강의도 활발히 진행하는 오피스 문서제작 프로그램 전문가입니다.

 


해당 필진 콘텐츠는 신도리코 기업블로그의 공식적인 의견과 다를 수 있습니다.