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문서를 보다 빠르고 정확하게 작성하고 싶다면 오늘 포스팅을 주목해 보세요. 지난 달에 소개한 ‘파워포인트 단축키 활용법’에 이어 엑셀(Excel)에서 유용하게 사용할 수 있는 단축키를 정리했습니다. 엑셀에서는 함수도 빼놓을 수 없는데요. 각종 기획서 및 보고서 작성 시에 유용한 필수 함수들도 함께 소개해 드립니다. 



직장인 문서작성 TIP! 엑셀 단축키 모음





엑셀 단축키! 셀과 텍스트를 자유롭게


엑셀은 수식으로 계산하는 시트에 행과 열의 개념을 더해 셀(칸)들의 데이터(숫자 또는 글자)를 함수로써 자동 계산하는 프로그램입니다. 따라서 엑셀의 구성 단위인 셀, 행, 열을 능숙하게 다룰 수 있다면 문서를 작성하는데 시간 단축은 물론 완성도 및 효율을 높일 수 있습니다. 


먼저 행(숫자 표기)과 열(영문 표기)을 추가해야 할 경우에는 Ctrl+shift++(더하기)를 사용하면 됩니다. 예를 들어 C열 과 D열 사이에 빈 셀이 필요하면 C열을 클릭한 뒤 Ctrl+shift++를 누르면 C열의 오른쪽에 새로운 영역이 생성됩니다. 행 역시 똑같은 단축키를 사용해 새로운 영역을 생성할 수 있는데 행은 선택한 영역의 아래쪽에 빈 셀이 만들어집니다.  


해당 시트(모든 셀) 전체를 선택하려면 Ctrl+A, 특정 데이터가 위치한 칸의 열을 전체 선택하려면 Ctrl+spacebar(스페이스바)를 누르면 됩니다. 마우스를 활용해 드래그 또는 스크롤을 내리고 올리는 등의 수고를 덜 수 있습니다. 하나의 셀에 데이터를 두 줄 이상 입력해야 할 경우 Alt+enter(엔터)를 사용하면 됩니다. 



▦ 셀/행/열 관련 엑셀 단축키

① 셀/행/열 삽입 : Ctrl+Shift++ 

② 한 셀 두줄 입력 : Alt+enter 

③ 셀 모두 선택 : Ctrl+A 

④ 열 전체 선택 : Ctrl+spacebar 

⑤ 위 셀 복사/붙여넣기 : Ctrl+D 



글자에 포인트를 더하는 작업도 Ctrl 키와 특정 영문 키가 만나면 손쉽게 표현할 수 있는데요. 워드, 파워포인트와 같이 B(진하게), I(기울기), U(밑줄)를 Ctrl 키와 함께 누르면 됩니다. 만약 시트 내에서 특정 단어를 찾거나 수정 및 다른 문자로 변경을 해야할 경우에는 Ctrl 키와 H를 눌러 보세요. 입력한 데이터 값이 문서 전체에 적용돼 한번에 수정할 수 있습니다. 



 텍스트 관련 엑셀 단축키

① 글자 진하게 : Ctrl+B 

② 글자 기울이기 : Ctrl+I 

③ 글자 밑줄 : Ctrl+U 

④ 글자 바꾸기 : Ctrl+H 






엑셀 단축키! 자주 쓰는 작업 한번에


엑셀에서만 사용할 수 있는 단축키도 있습니다. 특정 셀에 부연 설명이 필요할 때 메모를 삽입하는데요. Shift+F2를 누르면 셀 옆에 빈 박스가 만들어지고 여기에 필요한 내용을 메모할 수 있습니다.  


현재 시각과 날짜도 단축키만 누르면 자동으로 입력됩니다. Ctrl 키와 콜론(:)을 누르면 시각이 입력되고 날짜는 Ctrl+세미콜론(;)을 사용하면 됩니다. 직접 숫자를 입력하지 않고도 셀을 채울 수 있는 방법이죠. 그밖에 하이퍼링크를 삽입하고 싶다면 Ctrl+K, 차트를 만들고 싶다면 F7를 누르면 됩니다. 



▦ 기타 엑셀 단축키

① 하이퍼링크 삽입 : Ctrl+K 

② 현재 시각 입력 : Ctrl+: 

③ 오늘 날짜 입력 : Ctrl+; 

④ 차트 만들기 : F11 

⑤ 맞춤법 검사 : F7 

⑥ 메모 삽입/편집 : Shift+F2 




직장인 문서작성 TIP! 엑셀 필수 함수 정리





‘함수’는 엑셀의 꽃이라고도 불립니다. 엑셀을 활용해 문서를 작성하는 이유가 바로 함수에 있기 때문인데요. 단순한 사칙연산부터 복잡할 수 있는 수식도 쉽고 빠르게 계산할 수 있기 때문에 관련 함수는 숙지해 두는 것이 좋습니다. 특히 직장인들의 경우 보고서와 기획서 등을 작성할 때 활용하면 좋은 함수들을 정리했으니 직접 사용해 보시기 바랍니다. 



▦ 엑셀 필수 함수

① 합계 : =SUM(범위) 

② 평균 : =AVERAGE(범위) 

③ 최대 값 : =MAX(범위) 

④ 최소 값 : =MIN(범위) 

⑤ 중간 값 : =MEDIAN(범위) 

⑥ 데이터 합치기 : =CONCATENATE(기준,범위) 

⑦ 반올림 : =ROUND(기준) 

⑧ 숫자가 포함된 셀의 수 : =COUNT(범위) 

⑨ 비어있지 않은 셀의 수 : =COUNTA(범위) 






기본적으로 많이 알고 계시는 함수는 SUM(합산), AVERAGE(평균값 계산) MAX&MIN(최대, 최소값)일 텐데요. 이 외에도 두 세번에 걸쳐 진행해야 하는 작업을 최소화시켜 주는 함수도 있습니다. 


먼저 ‘=CONCATENATE’입니다. 이 함수는 여러 셀에 나눠져 있는 데이터를 하나로 모으는 역할을 합니다. 만약 전화번호가 A1에 ‘421’, B1에 ‘0989’로 나눠져 입력돼 있다고 가정했을 때 출력을 원하는 셀에 ‘=CONCATENATE(A1,B1)’을 입력해 보세요. 두 셀의 데이터가 하나로 합쳐져 ‘4210989’가 입력될 것입니다.  


‘ROUND’는 소수점 이하의 숫자를 자동 반올림할 수 있는 함수입니다. 반올림을 원하는 소수점 자리를 입력하면 되는데요. 예를 들어 A1 셀에 564.6934가 입력되었다고 할 때 ‘=ROUND(A1,0)’을 입력하면 565가 출력되고, ‘=ROUND(A1,-1)’을 입력하면 560이 적히는 것이죠. 


‘COUNT’도 필수로 알아두면 유용한데요. 숫자와 문자가 섞여 있는 시트에서 숫자가 적혀있는 셀이 몇 개인지 알고 싶을 때 직접 세지 않고 ‘=COUNT’ 함수를 이용하여 됩니다. 만약 A1부터 A20 사이에 숫자가 적힌 셀의 수를 출력한다면 ‘=COUNT(A1:A20)’을 입력하면 됩니다. 문자가 적힌 셀도 함께 카운팅 하고 싶다면 ‘=COUNTA’ 함수를 같은 방법으로 활용하면 됩니다. 





각종 문서에서 사용하는 단축키를 두고 ‘칼퇴를 부르는 열쇠’라고 합니다. 키보드와 마우스를 오가는 시간부터 메뉴바에서 필요한 기능을 찾는 시간 등을 단축키 하나로 빠르고 손쉽게 해결할 수 있기 때문인데요. 지금까지 소개한 단축키를 숙지해 보세요. 여러분의 퇴근 시간을 앞당길 수 있을 것입니다.






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