코로나19 확산 사태가 길어지면서 재택 근무를 시행하는 기업이 늘었습니다. 회사를 벗어나 집에서 개인 컴퓨터를 이용해 일하는 것이 새로운 업무 형태로 자리잡고 있는 것인데요. 인터넷을 이용해 비대면으로 회의하고 문서를 공유하는 일이 중요해진 만큼 관련 소프트웨어 기반 업무 도구인 ‘스마트워크 툴’ 역시 직장인의 필수품이 되었습니다. 


나에게 알맞은 협업 툴에는 어떤 것들이 있을까요? 오늘은 업무용 플랫폼에 대해 이야기해보고자 합니다. 


업무용 ‘협업 툴’ 전성시대 



늘어난 재택근무에 인기몰이 중인 ‘협업 툴’  


클라우드 기반 업무용 플랫폼 시장의 경쟁이 격화되고 있습니다. 코로나19 확산으로 재택근무와 원격근무를 지향하는 기업이 늘어나면서 기업 간, 구성원 간 언택트 협업을 가능하게 해주는 대안으로 자리잡고 있는 것인데요. 


대표적으로 마이크로소프트의 '팀즈(Teams)', 구글의 ‘지스위트(G Suite)’, 토스랩의 '잔디', 네이버의 '네이버웍스' 등이 있으며 ‘슬랙’과 ‘노션’ 등도 한국어 언어 지원 서비스를 추가하며 치열한 경쟁을 벌이고 있습니다. 최근에는 ‘업무용 카톡(카카오톡)’이라 불리는 ‘카카오워크’까지 가세해 국내에도 협업 툴 시장이 뜨겁게 달궈지고 있죠. 


협업 툴의 성장세에 대한 업계의 전망은 매우 밝은데요. 지난 2018년 말 약 80개에 불과해 3조원 정도의 규모였던 협업 툴이 오는 2023년에는 무려 52조원으로 폭풍 성장할 것이라고 합니다. 글로벌 시장조사기관 스태티스타 역시 전 세계 협업 툴 시장이 올해 119억달러에서 2023년 135억달러로 증가할 것으로 내다보고 있죠. 



업무용 협업 툴 선택 팁 


그렇다면 업무용 협업 툴이란 무엇일까요? 이는 프로젝트 관리, 메신저, 그룹웨어(기업 구성원 관리), 자료 저장(스토리지) 등 다양한 기능을 수행할 수 있는 소프트웨어를 의미합니다. 커뮤니케이션과 프로젝트(업무)를 인터넷상에서 비대면으로 처리하고 공유하는 플랫폼이라고 할 수 있죠. 따라서 협업 툴을 선택할 때는 무엇보다 업무 처리에 집중해 득과 실을 따져야 합니다. 업무용 협업 툴을 선택할 때 몇 가지 고려해야 할 부분이 있는데요. 


먼저 우리 회사와 팀의 업무 스타일, 프로젝트 성격에 맞는 협업 툴을 찾아야 합니다. 커뮤니케이션을 위한 메시지 기반 플랫폼인지, 문서 작업 및 공유에 용이한 플랫폼인지, 프로젝트 관리에 수월한 플랫폼인지, 커뮤니케이션과 프로젝트 관리를 동시에 할 수 있는 원페이지 플랫폼인지 등을 따져야 하는 것이죠. 


소프트웨어 보안 문제도 검토해야 합니다. 사내 정보를 공유하는 공간인 만큼 사용자들이 안전하게 이용할 수 있는지 체크해야 합니다. 


정보를 쉽게 공유하고 저장, 소통하는 것도 중요합니다. 프로젝트의 성과로 이어질 수 있기 때문인데요. 사용자가 언제 어디서든 쉽게 엑세스 할 수 있는지, 모바일 기기에 익숙하지 않은 구성원도 이용하기 어렵지 않은지 고려하는 것이 중요하죠. 


커뮤니케이션 집중! 메시지 기반 협업 툴 


▲ 슬랙 (출처: 슬랙 홈페이지


메신저 중심 협업 툴 #슬랙  


글로벌 1위 메신저 기반 협업 툴 ‘슬랙(slack)’이 최근 한국어를 탑재했습니다. 국내 시장에 본격적으로 뛰어든 것인데요. 


슬랙은 2013년 첫 선을 보인 클라우드 기반 협업 솔루션으로 각종 자료와 데이터를 공유할 수 있는 메신저가 주요 기능인 툴입니다. 가장 큰 특징은 두 가지인데요. 팀별 또는 프로젝트별로 채널을 만들어 대화를 관리할 수 있고 모든 대화를 공개해 클라이언트, 벤더 및 파트너의 진행 상황을 지속적으로 확인할 수 있다는 점입니다. 


이 외에도 음성 채팅, 화상 채팅, 팀 일정 관리, 메일 주고받기, 파일 공유 등이 가능하고 다른 프로그램이나 서비스와 호환 및 통합이 수월하며 한 번 공유된 파일은 영구적으로 보관됩니다. 신규 멤버가 초대되도 그전 히스토리를 볼 수 있는 것도 장점입니다. 


▲ 팀즈 (출처: 팀즈 홈페이지


마이크로소프트 소스 활용 툴 #팀즈 


‘팀즈(MS Teams)’는 마이크로소프트 사에서 내놓은 커뮤니케이션 협업 툴로 메신저와 SNS를 합쳐 놓은 듯한 구성(UI; 사용자 환경)을 갖추고 있습니다. 


주제별로 채널을 생성해 관리할 수 있고 검색과 파일 공유가 가능하며 구성원과 다이렉트 메시지(DM)도 주고받을 수 있죠. 무엇보다 팀즈는 타 애플리케이션을 사용해 문서를 공유하고 화상 회의를 진행하는 여느 협업 툴과 달리 마이크로소프트 사가 가지고 있는 소스(MS오피스, 원드라이브, 아웃룻 메일 등)를 그대로 사용할 수 있어 효율적입니다. 


팀즈는 최근 업데이트 계획을 발표했는데요. 회의에 집중할 수 있도록 배경을 제거하는 기능, 작은 규모의 참가자들을 위한 소규모 회의실, 회의 요약 기능, 가상출퇴근, 감정적 체크인, 명상 앱 등 참가자의 감정을 위한 기능을 지속적으로 추가할 예정입니다. 


▲ 카카오워크 (출처: 카카오워크 홈페이지


업무용 카톡 #카카오워크 


‘카카오워크(kakaowork)’는 국민 메신저 카카오톡(카톡)의 장점과 인지도를 바탕으로 선보인 업무용 플랫폼으로 카톡처럼 메신저 기반입니다. 일반 채팅과 화상 채팅은 물론 회사 조직도와 특정 직원의 근무 시간, 휴가 여부 확인과 전자결재 기능도 연동해 사용할 수 있습니다. 채팅창에 인공지능(AI) 도우미 ‘캐스퍼’ 기능을 탑재해 채팅 시 필요한 정보를 음성으로도 검색할 수 있는데요. 이 점이 바로 타사 협업 툴과 다른 점입니다. 


공동 문서 작업 집중! 웹페이지 중심 협업 툴 


▲ 노션 (출처: 노션 홈페이지


메모 앱의 진화 #노션  


흩어져 있는 업무들을 한곳에 모아 프로젝트로 관리할 수 있는 협업 툴 ‘노션(Notion)’도 인기입니다. 최근 한국어 버전까지 출시돼 국내 시장 반응도 뜨거운데요. 국내에서는 노트, 문서, 일정, 칸반보드 등 업무에 필요한 다양한 도구를 한 공간에서 올인원으로 제공한다는 점과 이용자가 업무 스타일에 따라 용도와 형태를 자유자재로 변형해 사용할 수 있다는 점이 인기 요인입니다. 


개인 계정의 경우에는 메모 앱처럼 사용할 수 있는데요. 폴더를 만들어 사용하는 기존 메모 앱과 달리 홈페이지처럼 각 페이지들을 한 곳에 모아 관리할 수 있습니다. 동영상이나 이미지, gif, pdf 파일을 쉽게 공유할 수 있고 엑셀 등의 스프레드시트를 제공하며 페이지 내 캘린더나 to do 리스트 템플릿도 자유롭게 삽입 가능합니다. 


노션의 진가는 ‘/(슬래시)’에 있는데요. 파일, 일정, 할 일, 테이블, 보드, 갤러리, 캘린더 등을 이 기호를 활용해 추가할 수 있습니다. 한 페이지 안에서 프로젝트와 관련된 모든 것을 확인할 수 있는 것이죠. 


▲ 큅 (출처: 큅 홈페이지


원페이지 협업 툴 #큅 


‘큅(Quip)’도 주목해야 합니다. 2012년 첫 론칭 당시 큅은 ‘에버노트’에 도전하는 노트 앱에 불과했는데요. 2017년에 하나의 공간 안에서 할 일과 일정을 관리하고 실시간으로 공유 문서를 작성하는 원페이지 협업 툴로 진화했습니다. 


큅은 노션과 비슷한 형태인데요. ‘@(at sign)’를 사용하면 채팅이 가능해지는 등 활용도가 높아집니다. 그리고 문서 작성 페이지는 간소화된 워드프로세서와 같아 친근하죠. 칸반보드, 캘린더, 프로젝트 트래커, 설문조사, 프로세스 바 등의 템플릿도 지원하니 한번 이용해 보세요! 



지금까지 협업 툴의 성장세와 종류에 대해 알아봤습니다. 이제 우리 사회는 ‘비대면’이 일상이 되었습니다. 비즈니스 영역도 예외일 수는 없죠. 업무를 공유하고 실행하는 모든 과정에 있어 온라인이 점차 메인 무대가 될 것으로 보이는데요. 자신에게 유용한 협업 툴로 하루빨리 채팅, 문서 작성, 회의 모두 성공적으로 언택트 하시길 바랍니다. 



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