문서보안 MPS 시스템 구축 


2D & 3D 전문기업 신도리코 서울본사는 최근 사내 문서보안 MPS 시스템을 도입해 한층 더 높은 수준의 정보보안 오피스 환경을 구축할 수 있게 됐습니다. 


MPS 시스템 도입에는 신도리코 3D/Solution사업부와 감사&PI추진실 등이 함께했으며 올해 3월부터 기술연구소, 생산본부, 영업본부 등을 대상으로 ‘스마트오피스(Smart Office)’와 ‘시큐펜스(SecuFence)’ 솔루션 파일럿 테스트를 실시했고 지난 9월 안정화 작업을 마쳤습니다. 


파일럿 테스트 구축 시에는 부서별 사용 기계 현황을 확인했고 연구소는 시큐펜스(SecuFence) 등 PC 보안 추가 및 서버 관련 협의를 진행했는데요. 3D/Solution사업부의 지원으로 기존 서버를 리눅스(Linux)로 변경해 비용을 대폭 절감할 수 있었습니다. 



그리고 사내에 비치돼 있는 20여 대의 출력 장비에 사원증 리더기를 장착했는데요. 기존 사무실에서 불필요하게 많이 사용됐던 프린터와 복합기는 철수하고 솔루션이 적용될 수 있는 신규 기기가 각 부서에 배치되는 방식으로 말이죠. 


스마트오피스(Smart Office) & 시큐펜스(SecuFence) 



경영지원본부, 영업본부, 생산본부 등에 설치되는 MPS 시스템은 ‘스마트 오피스(Smart Office)’ 출력 관리 솔루션입니다. PC에서 출력 명령을 내리면 워치독(Watch-Doq) 서버에 저장되고 복합기에서 사원증을 태그하면 출력이나 복사, 팩스, 스캔 작업을 할 수 있죠. 토너 부족, 서비스 요청 등 출력 장비의 통합적인 관리가 가능해 부서별, 사용자별 사용량도 모니터링 할 수 있습니다. 



기술연구소에 추가로 적용되는 ‘시큐펜스(SecuFence)’는 USB를 통한 PC보안 솔루션으로 허가 받은 USB만을 사용할 수 있어 불필요한 파일 저장을 제한해 보안의식도 고취될 것으로 기대됩니다. 또한 출력된 문서 이미지는 시큐펜스(SecuFence) 서버에 자동으로 저장되기 때문에 정보유출 차단 효과가 크고 사용인사 조직 정보 연계 및 매체 사용 부서별 집계 등 부가적인 기능들도 추가로 활용할 수 있습니다. 



출력 사용량 절감 및 보안의식 강화 


사내 정보가 외부로 유출되는 가장 흔한 경우가 종이문서를 출력해 외부로 반출하는 방식인데요. MPS 솔루션 도입으로 이를 효과적으로 파악하고 차단할 수 있습니다. 


또한 ‘마이 인포 스캔박스(My-Info Scan Box)’를 구축해 많은 문서를 손쉽게 스캔 데이터로 저장할 수 있게 돼 기존에 스캔 기능을 사용하지 않던 직원들도 적극 활용하는 등 종이 사용량이 감소했습니다. 사내 모든 복합기에 사원증만 태그하면 출력할 수 있기에 업무에 불필요한 이동반경 역시 최소화했고요. 



현재까지의 파일럿 테스트 운영 결과 정량적인 효과뿐만 아니라 임직원들로 하여금 보안 의식도 강화돼 불필요한 매체 저장 데이터가 감소되는 추이 또한 확인할 수 있었는데요. 이번 사내 솔루션 도입으로 주요 정보 유출에 따른 손실을 원천적으로 차단하고 불필요한 종이 사용량 감소로 비용 절감 효과도 얻을 것으로 기대됩니다. 


신도리코는 최근 온라인 패션, 라이프 전문 기업 ‘트라이씨클’에 Cloud MPS Solution을 지원하는 등 스마트 오피스 환경 조성을 위한 서비스를 선보이고 있는데요. 사무기기부터 오피스 솔루션까지 스마트한 오피스 라이프를 선도하는 신도리코에 많은 응원 부탁드립니다! 





댓글을 달아 주세요