본격적으로 무더운 여름이 시작되면서 여름 휴가 계획을 세우는 직장인들이 많습니다. 항공권 예약, 휴가지에서의 스케줄 정리, 휴가에 필요한 물건 등을 준비하는 것도 무척 중요하지만 여름휴가 기간 동안 나의 업무를 대신 맡아줄 직장 동료를 위해 확인해야 할 것들도 꼼꼼히 챙겨야 합니다. 여름휴가를 떠나기 전, 업무를 위해 확인해야 할 사항들을 자세히 살펴보도록 하겠습니다. 





휴가 일정 정하기


휴가 일정을 정할 때는 나의 스케줄도 중요하지만 업무 상황 및 동료의 스케줄 등을 고려해 정하는 것도 잊지 말아야 합니다. 피치 못할 상황이 아니라면 회사의 중요한 프로젝트, 보고서 제출 등의 업무가 필요한 기간은 가급적 피하는 것이 좋겠죠? 또 휴가 날짜에 대한 개인적인 계획이 세워지면 함께 업무를 진행하는 동료에게 의견을 전달하고 양해를 구하는 것이 우선입니다. 





비상 연락망 남겨두기


휴가 기간만큼은 업무는 모두 잊고 휴가를 충분히 즐겨야 하지만, 예기치 못한 상황이 발생하는 경우도 생기기 마련입니다. 이를 위해 동료들에게 비상시 연락할 수 있는 연락처, 연락 가능한 방법 등을 알려주는 것이 좋습니다. 가족과의 여행이라면 가족 구성원 중 한 명, 해외 여행이라면 확인 가능한 이메일 주소 등을 동료들에게 남겨주세요.





동료에게 업무 인수인계는 확실히


거래처 담당자 연락처, 중요 자료 목록, 각종 양식 등 본인이 없을 때 동료들이 찾을 수 있는 자료들은 미리 정리해 전달하거나 공유 가능한 파일 서버에 업로드하는 것이 좋습니다. 커뮤니케이션 과정이 담긴 중요 이메일의 경우, 업무를 대신할 동료에게 미리 포워딩해 동료가 업무를 파악하는 데 지장이 없도록 돕는 것이 좋습니다. 이를 착실히 해둘 경우 동료들은 무리 없이 업무를 진행할 수 있고, 휴가지에서 업무 관련 연락을 받는 등 불필요한 커뮤니케이션을 줄일 수 있습니다.  





업무 프로세스 및 일과표 작성


만약 진행 중인 업무를 동료가 이어서 진행해야 하는 경우에는 업무 프로세스 과정을 기록한 문서와 일과표 등을 함께 정리해 전달하면 좋습니다. A담당자와 80% 가량 업무를 진행했다거나, B 진행자와 킥오프 후 본격적인 논의가 필요하다거나 등 구체적인 과정을 설명하는 문서를 전달하면 보다 자연스럽게 업무를 인계할 수 있게 됩니다. 또한 개인 업무의 일과표를 전달한다면, 규칙적으로 처리해야 하는 일상적 업무 또한 놓치지 않고 처리할 수 있어 좋습니다. 





이메일 자동 회신 기능 활용하기


고객사, 협력사 등 외부 관계자에게는 휴가 일정을 사전에 말하고 양해를 구해 두어야 합니다. 또 휴가 기간 동안 자신의 업무를 대신할 동료의 연락처를 공유하는 것도 잊지 말아야겠죠? 만약 사전에 알리지 못한 관계자로부터 연락이 왔을 경우를 대비해, 이메일 자동 회신 기능을 활용하면 연락이 없더라도 오해를 사지 않을 수 있습니다. 


아웃룩에는 간단한 설정만으로 본인이 부재 중임을 알릴 수 있는 기능이 있으므로, 휴가 떠나기 전 꼭 설정해두는 것을 추천합니다.





아웃룩 자동 메일 회신 설정하기


먼저 메일 쓰기 창을 열어줍니다. 제목과 본문 내용에 휴가 중 자동으로 회신 될 내용을 작성합니다. 부재중이라는 내용과 돌아오는 일정 등을 포함해 작성합니다. 그 다음에는 작성 완료한 메일을 저장합니다. 바탕화면, 내문서 등 알아보기 쉬운 곳에 저장하면 됩니다. 파일 형식은 아웃룩 메일에서 사용하는 아웃룩 서식파일로 저장해야 합니다.


그런 다음, 아웃룩 ‘규칙’ 탭의 ‘규칙 및 알림관리’를 선택합니다. ‘새 규칙’ 후 확인 버튼을 누르면 ‘규칙 마법사’가 활성화되는데요. ‘받은 메시지에 규칙 적용’을 눌러 ‘서식 파일을 사용하여 회신’을 지정합니다. 이때 저장했던 파일을 불러오면 자동으로 회신이 진행됩니다.


업무 인수인계 체크리스트


지금까지 알려드린 내용을 바탕으로 빠트린 내용은 없는지 한번 더 확인해 보세요. 모두 확인했다고 생각해도 놓친 부분이 있을 수 있기 때문에 여러 번 확인하는 것은 필수입니다. 아래 인수인계 체크리스트를 참고해 본인의 업무에 맞게 적용한 자신만의 체크리스트를 만들어 보세요. 



□ 회사 동료에게 휴가 일정 공유 후 양해 구하기

□ 비상 연락망 남겨두기(이메일 및 전화번호)

□ 업무 프로세스 작성하기(프로젝트 및 일상 업무로 구분)

□ 회사 동료에게 메일로 업무 인수인계 현황 공유

□ 업무 관련 이메일 포워딩하기

□ 외부 관계자에게 휴가 일정 및 대체자 연락처 공유

□ 아웃룩 자동 회신 메일 설정






휴가 일정을 정하는 것부터 비상 연락망 전달, 인수인계를 위한 파일 정리, 메일 자동 회신 등 휴가를 떠나기 전 준비해야 할 과정이 무척 많죠? 하지만 휴가를 떠난 기간 동안 남겨진 동료들을 위해서라도, 휴가 기간 중 업무로 인한 불필요한 연락을 피하기 위해서라도 사전 확인은 필수입니다. 여름휴가 전 오늘 알려드린 업무 인수인계 체크리스트를 꼼꼼히 확인하여 즐거운 휴가를 보내기 바랍니다!



댓글을 달아 주세요