신도리코 기업블로그
신도리코 공식블로그 입니다.



직장에서 보고서, 기획서 등의 문서를 작성할 때 여러분은 어떤 프로그램을 가장 즐겨 사용하시나요? 아마 ‘워드(Word)’를 사용하는 분이 가장 많을 것 같습니다. 오늘 준비한 콘텐츠는 워드 단축키인데요. ‘워드는 다른 프로그램과 비교해 단축키가 별로 필요 없지 않나?’라고 생각하시는 분들 계시다면 집중하시기 바랍니다. 



직장인 문서작성 TIP! 자주 쓰는 워드 단축키 





워드는 텍스트를 알맞게 입력하고 가독성 있게 정리하는데 필요한 단축키만 기억해도 업무 효율을 높일 수 있습니다. 문서 작성 고수들이 자주 사용하는 대표적인 워드 단축키는 다음과 같습니다.  


Ctrl+N은 새 문서를 여는 단축키입니다. 문서 작성을 시작하면 가장 먼저 글꼴(글씨체, 폰트)과 크기, 색상 등을 설정해야 하는데, 이때 Ctrl과 Shift+F 키를 조합해 누르면 글꼴은 물론이고 스타일과 효과까지 설정할 수 있습니다. 글꼴의 크기만을 수정해야 할 경우에는 Ctrl 키와 대괄호([ , ]) 키를 각각 함께 눌러 1포인트 씩 줄이고 늘리면 됩니다. 





특정 작업을 실행할 때는 필요 영역을 정확하게 설정해야 하는데요. 대부분의 사람들은 마우스를 이용해 끝과 끝을 드래그 하여 색을 입히는데, 이 과정은 단축키로도 쉽게 작업할 수 있습니다. 이는 Ctrl+Shift 를 누르고 오른쪽 화살표와 왼쪽 화살표를 이용해 원하는 부분을 지정하면 됩니다. 


특정 내용을 보기 좋게 그리고 읽기 좋게 정리하기 위해서는 기호 및 특수 문자가 빠질 수 없습니다. 이것 역시 단축키를 활용하면 빠르게 찾고 작업할 수 있는데요. 대게는 ‘특정 자음+한자’ 키를 활용하는데, 이는 적용되지 않는 경우도 있고 그 종류가 다양하지 않기 때문에 워드 내에서는 Alt+I+S 를 눌러 기호 및 특수문자를 삽입하면 됩니다. 



▦ 워드 기본 단축키 모음 

① 새 문서 작성 : Ctrl+N 

② 글꼴 바꾸기 : Ctrl+Shift+F 

③ 글꼴 크기 늘임/줄임 : Ctrl+] / Ctrl+[ 

④ 하이퍼링크 삽입 : Ctrl+K 

⑤ 각주 삽입 : Alt+Ctrl+F 

⑥ 미주 삽입 : Alt+Ctrl+E 

⑦ 선택 범위 지정 : Ctrl+Shift+오른쪽 화살표 / 왼쪽 화살표 

⑧ 표 전체 선택 : Alt+5 

⑨ 특수기호 삽입 : Alt+I+S 




직장인 문서작성 TIP! 알아야 할 워드 단축키 





워드 단축키! ‘위아래 첨자’도 쉽게 


앞서 소개한 기본 단축키 외에 문서의 성격에 따라 혹은 보다 완벽하게 정리하는데 필요한 단축키도 추가로 소개해드리겠습니다.  


글자의 오른쪽 위와 아래에 붙는 작은 문자를 ‘첨자(덧글자)’라고 합니다. 수학적 표현이 필요한 문서에서는 이것을 즐겨 사용하는데요. 마우스를 사용해 첨자를 적용한다면 ‘홈 > 글꼴 메뉴바 > X2 / X2 ’를 클릭하여 아래첨자와 위첨자를 표현하면 됩니다. 그렇다면 이 과정을 한번에 완료할 수 있는 단축키는 무엇일까요? 위첨자는 Ctrl+Shif++, 아래첨자는 Ctrl+=를 누르면 됩니다. 



‘들여쓰기/내어쓰기’도 자동으로 


경우에 따라서는 문서 작성 시 문단의 첫 줄을 지정한 크기만큼 들여 쓰는 작업도 필요합니다. 이 과정을 문서 전체에 적용하고 싶다면 어떻게 해야 할까요? 글꼴, 크기 등은 그대로 유지하고 자동으로 처리하고 싶다면, Ctrl+A 를 눌러 문서 전체를 설정하고 마우스의 우측 버튼을 클릭하여 단락 > 들여쓰기 > 첫 줄(없음)  첫 줄을 선택하면 됩니다. 반대로 내어쓰기가 필요한 경우에는 단락 > 들여쓰기 > 첫 줄(없음)  둘째 줄 이하를 선택하면 됩니다. 



‘단어/영어 대소문자’ 한번에 변경하기 


작성을 마무리하고 점검하는 단계에서 수정해야 할 단어를 발견했다면 어떻게 해야 할까요? Ctrl+H 만 기억해 두세요. 찾을 내용(수정해야 할 단어)과 바꿀 내용(수정할 단어)을 입력하고 ‘모두 바꾸기’를 클릭하면 문서 전체에 해당 단어가 알맞게 변경됩니다. 


영어의 경우는 대소문자를 자유자재로 변경할 수 있는 단축키를 기억하면 됩니다. Shif+F3을 계속해서 누르면 첫 글자만 대문자로 수정할 수도 있고 단어 전체를 소문자 또는 대문자로 통일할 수도 있습니다. 



▦ 워드 특별 단축키 모음 

① 위첨자 : Ctrl+Shift++ 

② 아래첨자 : Ctrl+= 

③ 전체 들여쓰기/내어쓰기 설정 : Ctrl+A+마우스 오르쪽 버튼 

④ 단어 바꾸기 : Ctrl+H 

⑤ 대/소문자 바꾸기 : Shift+F3 또는 Ctrl+Shift+A 






워드 단축키! 서식과 클립보드의 마법 


워드를 활용해 문서를 작성할 때 ‘서식복사/붙여넣기’ 작업을 적극 사용해 보세요. 특정 선택 영역의 모양을 그대로 복사하여 적용하는 작업인데, 시간 단축은 물론 내용을 보기 좋게 정리하는데 유용합니다. 


원하는 부분에 커서를 두고 홈 > 클립보트 > 서식복사(페인트 모양)를 누른 뒤, 해당 서식과 동일해야 하는 부분에 커서를 대고 드래그하면 폰트, 크기, 색 등의 효과가 자동으로 적용됩니다. 서식을 삭제해야 할 경우에는 홈 > 글꼴 > 가+지우개 아이콘을 클릭하면 됩니다. 단축키는 Ctrl+Shift+C(서식복사), Ctrl+Shift+V(서식붙여넣기)입니다. 


클립보드도 활용해 보세요. 워드는 텍스트 등의 요소를 복사(Ctrl+C), 잘라내기(Ctrl+X) 하면 클립보드에 자동으로 저장됩니다. 따라서 홈 > 클립보드를 펼치면 복사한 내역을 모두 확인할 수 있는데요. 이전 작업을 더 이상 되돌릴 수 없을 때, 앞선 작업 내용에서 필요한 부분을 찾고 적용해야 할 때 클립보드를 클릭하여 재사용하면 됩니다. 





워드에는 특별한 단축키 기능이 필요 없을 것이라고 생각하는 분들이 많은데요. 사실 단축키의 마법이 펼쳐지는 곳은 워드입니다. 하지는 모든 워드 단축키와 기능을 다 기억하기는 힘들겠죠. 지금까지 소개한 단축키 중 자주 사용하는 단축키를 체크해서 꾸준히 사용해 보세요. 업무 효율을 높이는데 큰 도움이 될 것입니다. 




※블로그 운영정책에 의거, 포스트 주제와 맞지 않는 댓글(트랙백 포함)은 삭제될 수 있습니다.