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제품소식

[Sindoh 솔루션] 문서에도 자물쇠가 필요해! 문서보안솔루션

안녕하세요, 신도리코의 신대리입니다.


IT 기술의 발달은 삶의 편의성을 제공하지만 한편으로는 부정적인 측면도 동반합니다. 그 중 하나가 바로 정보 보안 문제입니다. 개인정보 노출, 공공기관 해킹 등 최근 몇 년 동안 보안 이슈는 사회 전역을 뜨겁게 달궜습니다. 사람들의 생활은 점점 디지털화 되어가고 있는데 개인이나 기관의 정보를 관리하고 보호하는 기술은 아직 취약한 상태죠. 또한 개인이나 회사 정보를 다루는 개개인의 보안 인식도 좀 더 성장해야 한다는 목소리도 커지고 있습니다.






실제로 기업의 핵심기술이 유출되는 등의 사건사고 중에는 내부 직원의 소행인 경우가 많습니다. 일례로 한 카드회사 팀장이 생명보험사로 회사를 옮기면서 주요 고객 정보를 출력해 외부로 유출한 사건이 있었습니다.


때로는 고의가 아니었지만 내부 직원이 보안에 대해 소홀해 문제가 발생하기도 합니다. 회사에서 못다한 일을 집에 가져가서 하려고 개인 USB 에 회사 기밀을 담는 일이 종종 있습니다. USB를 분실하거나 해킹 바이러스가 USB를 타고 회사 컴퓨터로 침투할 경우 문제가 생길 수 있죠.


모두 개인의 도덕적 해이나 잘못된 정보 관리 방법이 일차적인 문제이지만 그만큼 정보가 사람을 통해 유출되기 쉽다는 것을 보여줍니다. 특히 종이 문서나 전자 문서는 보안에 있어 취약합니다. 실제 조사 결과에 따르면 기업 내 정보 유출의 가장 많은 형태는 바로 ‘내부직원’의 ‘출력물’이었습니다.



▲ 정보유출 형태 

※ 중소기업기술정보진흥원 <2012년 중소기업 기술보호 역량 및 수준조사 보고서> 중




▲ 정보 유출 관계자 분포

※ 중소기업기술정보진흥원 <2012년 중소기업 기술보호 역량 및 수준조사 보고서> 중



▲ 기업 보안시스템 종류



이에 기업들은 물리적인 보안 장비를 설치하거나 네트워크를 관리하는 방법으로 보안을 강화하고 있습니다. 하지만 문서보안은 기업이 정보를 다루는 가장 기본적이고 많이 사용되는 방법입니다. 하루에도 수천 장의 종이에 업무 정보가 인쇄되고 수백 통의 메일에 주요 정보가 담깁니다. 규모가 큰 기업에서는 서류 한 장까지 사람이 관리하기 어려운 것이 현실이죠. 그래서 필요한 것이 바로 문서보안솔루션입니다.



개개인의 문서사용을 한 눈에! 사용자 인증 솔루션


문서보안솔루션을 쉽게 설명하면 기업에서 생산 보관되는 문서를 좀 더 안전하게 지킬 수 있도록 하는 관리 시스템입니다. 정보의 생산부터 사용, 폐기까지 기업 내 중요 문서가 불법적으로 유출되는 것을 한 눈에 관리할 수 있도록 도와줍니다. 또한 개개인의 문서 사용량을 확인하는 기능도 있어 자재를 더 효율적으로 사용할 수 있게 합니다. 이 밖에도 다양한 형태의 솔루션이 있는데요. 신도리코는 기업의 성격과 필요에 맞춰 맞춤형 서비스를 제공하고 있습니다.






문서보안솔루션 중 제일 먼저 소개할 것은 바로 ‘사용자 인증’입니다. 회사원의 상징인 사원증은 회사 출입 외에도 더 많은 기능을 담을 수 있습니다. 신도리코는 사원증의 RFID(전자태그) 기술을 복합기에 적용했습니다.


사원증 인증을 통해 사전에 문서 접근성을 설정, 인쇄가 허가되지 않은 사람의 접근을 차단할 수 있습니다. 또한 사용자 인증을 통해 모든 작업에 대한 사용자 확인이 가능하게 합니다. RFID 인증 시스템을 도입하면 위에서 언급한 금융회사의 사건처럼 인쇄물을 통한 정보 유출을 막을 수 있습니다.


RFID 인증 서비스는 신도리코 복합기에 간단하게 카드 리더기를 장착하면 사용 가능합니다. 기존의 제품에 리더기를 장착하는 방식이라 비용 측면에서 효율적입니다. 또한 국내 480여종의 모든 RFID 카드를 지원하는 것도 신도리코 솔루션의 특장점입니다.


사원증 인증 외에도 복합기 패널에 ID와 패스워드를 입력해 본인 인증을 할 수도 있습니다. 부득이하게 카드가 없을 경우 사용할 수 있는 방법으로 ID 인증 시스템과 연동 가능합니다.



▲ 사용자 인증 솔루션



사용자 인증 솔루션을 활용하면 사용자의 이용 권한을 제어하고 관리, 감독을 할 수 있습니다. 어느 부서에서 얼마만큼 사용했는지 실시간으로 관리가 가능하고 구체적인 사용 권한을 그룹별로 나눌 수도 있는데요. 예를 들어 컬러 복합기의 기능을 특정 컴퓨터나 특정 사용자에 한해 사용을 제안해 무분별한 잉크 혹은 토너의 사용을 막을 수 있습니다.


직원이 퇴사했을 경우나 카드를 분실했을 경우에도 카드 관리를 통해 이용을 제안할 수 있습니다. 몇 년 전 한 드라마에서도 사원증을 훔쳐 회사의 기밀을 빼가는 내용이 나온 적이 있었습니다. 사용자 인증 솔루션을 사용했다면 분실된 카드를 사용 금지 처리 할 수 있었겠죠? 물론 사용자가 보안의식을 가지고 발빠른 대응을 먼저 해야합니다.



▲ 사용자 인증 솔루션 관리 프로그램



신도리코는 사원증 인증방식에서 나아가 생체 인식 방식을 도입해 좀 더 쉽고 철저한 보안 시스템을 구축하고 있습니다. 지문, 홍채, 얼굴 생김새 등 개인의 신체적 특징으로 본인 여부를 판단하는 생채인식기술은 위조 및 변조가 어렵기 때문에 매우 안전한 보안 시스템입니다.






신도리코에서는 작년 보안회사 KT텔레캅과 안면인식 솔루션 비즈니스 업무협약을 체결했습니다. Sindoh의 안면인식 전용 모니터는 사용자가 허리를 굽히지 않아도 얼굴을 인식할 수 있다는 장점이 있습니다.






기업 내 문서보안에 대한 중요성은 날로 커지고 있습니다. 여러 사람이 협업하여 만든 전략 자료나 우리 회사를 신뢰하는 이용자의 정보가 무분별하게 유출된다면 단기적은 손해를 넘어 기업의 존속을 위협할 수도 있기 때문이죠. 문서보안솔루션과 같은 관리 시스템과 더불어 임직원의 보안 의식이 갖춰진다면 여러분의 회사의 문서 보안 등급도 한층 업그레이드 될 것입니다.